Realizar orden de compra manual

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Entendamos primero algo. Podemos generar la orden de compra directamente siguiendo el flujo que hemos visto en la relación, de adquisición, de cotización y posteriormente orden, y luego vender la factura, o solo desde la orden de compra. Podemos generar una orden de compra manual en caso de que esta ya haya... Desactuamos el precio al que nos lo va a vender porque, por ejemplo, tengamos ya un contrato con el proveedor correspondiente y sabemos que nos vende X producto determinado a 100 unidades la manera que sea. Por ejemplo, en este caso, completaremos por esta vía de crear la cotización de forma manual. Las órdenes deben ser restrictas en su edición solo una vez que ya está inicializado no debe modificarse una orden dado que esta puede haber sido ya enviada al proveedor. En el proveedor tenemos diferentes opciones una es que en el inter que le hemos pedido hemos hecho la petición hasta ahora se haya quedado sin determinadas unidades y entonces será cosa de decidir si vamos a continuar o no o si hay que modificar la orden para realizarle al proveedor una nueva orden correspondiente sin las cantidades que correspondan. Si puede pasar que posteriormente no llegue pero esto ya no será problema de compra será problema de inventarios y esto lo analizaremos cuando lleguemos al inventario por supuesto lo correspondiente será abrir la orden una evidencia desde las órdenes de compra si eso pasa una vez que tenemos la orden de compra pues ya entra a su tratamiento y conversiona entradas o a documentos de compra lo que corresponda ¿Qué más tenemos? Siguiendo la siguiente pregunta ¿Qué pasa si un proveedor no nos emite la factura con el mismo valor que la orden de compra? Pues aquí tenemos un problema grande. Cuando nosotros hemos pasado por la cotización y le hemos pedido una cotización al cliente, al proveedor y el proveedor nos ha dicho te vamos a vender este producto a 100 si ahora nos dice que no nos lo venda a 100 ni nos lo venda a 120 pues es problemático siempre y cuando se cumplan las condiciones de la cotización original por ejemplo si te vendo 5 te las voy a vender a este precio y esta cotización va a durar unos 30 días o 10 días lo que sea. Si se cumple todo no debería poderse incumplir eso porque al final es una promesa y según quien incluso lo trataría como un contrato al final, una forma de contrato entonces el precio de aquí en la orden debe coincidir si queremos ser más flexibles por la razón que fuere pues siempre podemos modificar el precio y ya está pero no debería ser es una buena praxis aplicar una modificación de precio en la propia orden de compra para verificar que la orden ha sido enviada al proveedor podemos ir, una vez que guardamos la orden y emitimos el email podemos ir a la parte de comunicación, veremos luego cómo es y checar aquí en el histórico de envíos y ahí tenemos si se ha enviado si no, si ha sido abierto si no, los que correspondan no hay un límite lógico no hay un límite técnico de la cantidad de registros en una orden, bueno si lo hay pero es una cantidad absurda estaríamos hablando que son cerca de 16 megas esto corresponde a una orden del tamaño de 16 quijotes sería una orden de 16.000 páginas es incoherente por sí mismo hablar de una orden de compra de 16.000 páginas entonces vamos a decir que no hay un límite técnico pero si hay un límite operativo cuál es la cantidad máxima de productos que puede gestionar una empresa si a una empresa, una pequeña empresa una tienda de barrio, de colonia, una barrotes le llegan tres millones de productos para ser gestionados es imposible, no puede gestionar eso, una tienda de ropa no puede gestionar 16 millones de prendas para ser almacenadas, etiquetadas, inventariadas etcétera, entonces el límite que tenemos debe ser igual al al límite operativo que tenga la empresa el seguimiento de historiales lo podemos encontrar en diferentes lugares, por un lado tenemos el histórico por proveedor que lo encontramos en el menú de navegación lo tenemos en compras en órdenes de compra, las activas, las inactivas las diferentes pestañas que tenemos y en cualquiera de los dos casos podemos generarlo desde ahí entonces ambas opciones y posteriormente podemos tener los reportes que necesitemos como arrastres o dashboards para poder analizar los porcentajes de órdenes de compra importes, a quién compramos, cuánto compramos etcétera, y saber dónde estamos, en qué líneas de negocio estamos gastando más, menos, etcétera pero bueno, esto ya lo veremos un poquito más adelante, casi al final de este capítulo .

Habiendo repasado requisiciones y productos bajo límite de stock, vamos a realizar una orden de compra. Las órdenes de compra en una empresa son documentos emitidos por el comprador a un proveedor para formalizar la compra de bienes o servicios específicos. Estas órdenes detallan los productos o servicios requeridos, las cantidades, los precios acordados, los términos de pago y cualquier otra condición relevante para la transacción..

Accediendo al Menú de Órdenes de Compra

Para acceder al menú de órdenes de compra iremos al menú de compras y desde aquí a órdenes de compra. En este menú encontraremos las siguientes opciones: Nueva orden, Todas las peticiones, Peticiones abiertas, Peticiones cerradas, Documentos convertidos.

Generación Manual de una Orden de Compra

Como vimos en el anterior apartado, también podremos generar una orden de compra desde las requisiciones. Pero en este caso nos centraremos en la generación manual desde el formulario de 'nueva orden'. Una vez se abra la vista nos encontraremos un formulario monopestaña con toda la información necesaria.

Asignación de Datos Imperativos

En este caso podremos asignar algunos datos imperativos como la fecha de la orden, proveedor y listado de productos. Asignaremos todos los campos imperativos, y para generar el listado de productos lo que haremos será asignar la lista de productos.

Generación de la Tabla de Productos

Para ello, generaremos una tabla donde asignaremos todos los productos que deseamos ordenar. Podremos asignar los productos que deseamos registrar pulsando 'Agregar el primer elemento', y en la ventana modal buscaremos el producto que deseamos agregar y la cantidad a ordenar.

Guardado de la Orden de Compra

Tras agregar todos los registros que necesitamos, pulsaremos el botón guardar y ya se habrá generado la orden de compra. En caso de tener un correo automatizado, podremos notificar directamente al proveedor.

Conversión a Documento de Compra

Si vamos a cualquiera de las tablas -a excepción de convertidos - que hemos visto al inicio del apartado y hacemos click en el registro podremos utilizar la opción de 'convertir en documento de compra' que aparece dentro del menú de navegación. Esto nos moverá el registro a documentos convertidos y adicionalmente generará un documento de compra abierto con todos los datos que teníamos en las órdenes de compra. Cabe señalar que al convertirlo, todavía tendremos que editarlo con los datos finales de la factura.