Gestión de una orden de compra

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En Zendha Core, el módulo de órdenes de compra te permite controlar y organizar todo el proceso de adquisiciones en tu empresa. Se conecta hacia áreas clave como compras, finanzas y almacén, facilitando que cada paso desde la solicitud hasta la recepción se realice de forma ordenada.

Conoce los estados en el proceso de órdenes de compra

1. Una orden de compra inicia en borrador, lo que te permite editar productos, cantidades y precios antes de enviarla.
2. Una vez aprobada, ya no podrá modificarse, lo que garantiza que la información se mantenga sin cambios.
3. Finalmente, al completar todo el proceso, la orden pasa a estado cerrado, impidiendo nuevas ediciones.

Desglose del módulo de órdenes de compra

El módulo de órdenes de compra en Zendha Core está organizado en pestañas que agrupan las órdenes según su estado operativo:

• Peticiones abiertas: Incluyen órdenes en borrador o pendientes de aprobación.
• Todas las órdenes: Listado de todas las órdenes, independientemente de su estado.
• Sin pasar a almacen: Listado de órdenes no traspasadas a almacén
• Sin pasar a compras: Listado de órdenes no convertidas en compras.
• Órdenes cerradas: Listado de las órdenes de compra cerradas. 
• Documentos convertidos: Contiene órdenes finalizadas transformadas en documentos como facturas.

¿Cómo enviar una orden al proveedor de manera eficiente?

Una vez que confirmes la orden, tienes dos formas de enviarla al proveedor:

1. Descargar el PDF y enviarlo manualmente.
2. Usar el sistema de correo integrado de Zendha Core para enviarla directamente.

Es importante que el proveedor tenga sus datos correctamente registrados en el sistema. Si el correo no llega o la orden no es aceptada, esta cambiará a estado cancelado, y deberás editarla y reenviarla con los ajustes necesarios.

Generación de documentos adicionales

Desde una orden confirmada, puedes crear documentos que conectan las áreas operativas y financieras, como:

• Documentos de compra que registran los costos en el módulo financiero.
• Órdenes de recepción que organizan la entrada de productos al almacén, permitiendo registrar incidencias antes de incorporar los productos al inventario.

Estas funciones aseguran un respaldo documental en todas las áreas involucradas, lo que es fundamental para tener control sobre cada compra.

Beneficios de una gestión organizada en órdenes de compra

Tener una gestión ordenada en este módulo permite:

• Mejorar la comunicación con proveedores.
• Hacer seguimiento de cada orden y su historial.
• Evitar errores entre áreas como compras, finanzas y almacén.
• Asegurar que cada paso quede registrado.

Pasos para conocer mejor el módulo

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Interfaz

Vamos a Compras > Órdenes de compra.

Explorando

Esto nos llevará al listado de órdenes de compra que tengamos realizadas o vigentes, con varias pestañas en la parte superior para poder verlas en un orden preferente. Dentro de la lista localizaremos el estado de las órdenes de compra.

Formulario

Si entramos, o lo estamos gestionando desde formulario, encontraremos los estados en esta parte. Si tienes las órdenes en borrador, podrán ser editables, mientras que si las colocamos como 'Completadas', no podrás editarlas porque se darán como cerradas o realizadas.

Listado

En la vista del listado, si damos clic a una orden de compra con estado pendiente o que no sea el completado, se abrirá el menú de navegación lateral mostrando acciones a realizar, desde aquí podremos gestionar las órdenes si lo deseamos, sino en el botón modificar.

Envío o notificación al proveedor

Una vez lo tengamos en estado completado, en el menú de navegación nos encontraremos con el botón 'PDF y envíos', aquí escogeremos la opción adecuada, se creará el PDF y podremos emitirlo, imprimirlo o enviarlo.