Gestión del estado de la orden de venta

El seguimiento de un pedido es un aspecto crucial en la gestión de ventas que garantiza una experiencia óptima tanto para la empresa como para el cliente. Un seguimiento efectivo no solo permite controlar el estado de las órdenes de venta, sino que también ayuda a identificar posibles bloqueos que afecten el flujo del comercio. 

Establece claramente el estado de aprobación de la orden

Antes de hacer cualquier otra cosa, revisa si la orden de venta ya fue aprobada. Si sigue como borrador o pendiente de verificación, no se podrá facturar.Este paso es muy importante, ya que confirma que el pedido refleja realmente lo que necesita el cliente.

Si una orden lleva mucho tiempo sin movimiento, podría estar olvidada. En ese caso, lo mejor es contactar a la persona responsable para saber si se debe continuar o cancelarla.

Utiliza el semáforo financiero para evaluar la situación del cliente:

• Verde: Puedes avanzar sin problema.
• Amarillo: Revísalos antes de continuar.
• Rojo:Tiene bloqueos financieros que deben resolverse antes de seguir.

Esto ayuda a prevenir riesgos y mantener un control saludable en las ventas.

Facilita la facturación y el seguimiento de pagos

Una vez que la orden esté aprobada y el cliente esté en verde, puedes generar su factura. 

La factura:

• Refleja todos los detalles del pedido.
• Se registra automáticamente en el sistema.
• Actualiza el inventario restando los productos vendidos.

Identifica y resuelve bloqueos en el flujo comercial

Si notas que una orden está estancada, puede tratarse de un cuello de botella. 

Para detectarlo:

• Consulta las tareas pendientes desde el calendario del sistema.
• Revisa si falta aprobar, facturar o confirmar alguna acción.
• Usa el chat interno o las asignaciones para comunicarte con tu equipo.

Y si el problema sigue, considera llamar o mandar un correo. Una buena comunicación evita retrasos.

Asegura la gestión completa del flujo comercial

Para tener un control efectivo sobre cada pedido, es necesario que entiendas cómo se actualiza la información del inventario tras la facturación. Al generar un documento de venta, se registran los productos que abandonan el almacén y se ajusta el inventario automáticamente, ya sea usando el método FIFO o LIFO. Este proceso asegura que los costos y stocks estén siempre actualizados.

Pasos para un seguimiento efectivo

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Interfaz

Para dar seguimiento a un pedido iremos a Ventas > Órdenes de venta > Lista

Explorando

Iremos a la pestaña de todos y localizaremos un pedido realizado pero que esté en estado de Borrador. Al dar clic se abrirá el menú de navegación derecha y veremos un recuadro que nos indicac el estado de la orden de venta y un cuadro debajo.

Confirmando

Cuando demos al recuadro se nos mostrará una ventana con opciones a elegir, en este caso elegiremos el confirmar borrador y enviar a aprobación.

Cambio de estado

Cuando hayamos hecho eso, veremos que los recuadros cambian y ahora podremos iniciar su registro o proceso de estado, o rechazar y cancelarlo.

Cancelando

Si damos a la opción cancelar, esta será la ventana que nos aparecerá para confirmar la acción.

Iniciar

Mientras que si damos al botón de iniciar, nos aparecerá esta otra ventana de confirmación.

Finalización

Por último, veremos que el recuadro ha cambiado y ahora aparece como registro verificado y eso significa que está finalizado o completado, por lo que cuando llegue a este paso y si es que deseamos modificarlo, el sistema no nos lo permitirá para evitar errores.