Cómo convertir una cotización en pedido

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Perfecto, vamos con el siguiente ejercicio. Bueno, para empezar entendamos que cuando convertimos una cotización en un orden de venta prácticamente es una duplicación lo que se hace y desaparece la otra. Entonces hay una transformación ahí. ¿Qué debes hacer si intentas convertir una cotización en un orden y aparece un error? Leer el error. Ya está. No hay mucho más. Pueden ocurrir muchos errores. Un producto que ya no exista, un importe incorrecto, una regla que ya no se puede aplicar. Mil cosas. Leerlo y ya está. No tiene más. O puede que no tenga su autorización simulando y te dice que no. Bueno, ahora vamos a la pregunta 2. ¿Cómo saber si una cotización es adecuada para convertirla en un orden de pedido? ¿O si hay alguna restricción que deba conocer? A nivel técnico no hay ninguna regla que diga una cotización no es adecuada para convertirla. Una cotización no es aprobada, no esté confirmada, la podemos convertir sin ningún tipo de inconveniente. Si hay limitaciones, pues sí, operativas sí hay. La cotización debe ser tanto válida comercialmente, hablando para el cliente, como comercialmente viable para la empresa. Si no lo es, no se pudiera convertir en un pedido. O sea, a nivel operativo, pues la orden debería estar aprobada por el cliente y por la empresa para poder convertirse. Vale, qué interesante. ¿Qué información específica se transfiere a la cotización de la cotización en la orden de venta cuando realizo la conversión? Súper, súper interesante. Bien, pues la respuesta rápida es todo, porque prácticamente comparten campos. Pero los metadatos no se comparten. Esto creo que no lo hemos visto antes, pero los metadatos son toda aquella información que se guarda junto al registro. Quién lo creó, quién lo editó, a qué hora se creó, etc. Esa se crea nueva. Pero se transfiere el identificador, se transfieren las descripciones y notas, se transfieren las cestas, se transfieren el cliente y los importes, que es lo que al final nos importa. Entonces, bueno, pues prácticamente todo es lo que se transfiere. Bien, una orden de venta cuando entra al sistema, dependiendo del tráfico, entrará en borrador o en proceso. Si entra en borrador, estará en la pestaña de borrador de las órdenes de venta y si no, estará en la pestaña de en proceso. Como fuera, cuando hagamos la transformación, el propio sistema nos va a dejar, desde el botón, desde la ventanita que nos va a aparecer, ir directamente a la orden. Entonces, olvídate, no vas a tener problema de rastreo. Una vez que una orden ha sido transferida, no se puede revertir. No se puede revertir. La única forma que tuviésemos sería eliminando la orden manualmente o pasándola a un estado de cancelado, volver a la orden para hacer las modificaciones, pero si la cotización ha sido aprobada, pues poco pudiésemos hacer respecto a la cotización. Ahora bien, sí puede pasar que una cotización se apruebe en parcialidad. Esto es, tenemos 10 productos, aprueba de la cotización 5, de esos 5 se genera una orden de venta y se modifican 2. Entonces sí podríamos modificarla posteriori para ampliar las características y productos de esa orden, de ese pedido y ya está. Sí, claro, por supuesto que hay formas de personalizar las notificaciones que recibes sobre los estados. Las podemos hacer en comunicaciones usando el sistema de notificaciones de correos electrónicos. Si hay varias cotizaciones y están al nombre de un mismo cliente, las puedes unificar. Para eso vamos a pulsar las casillas que aparecen a la izquierda y vamos a pulsar al lado del botón de nuevo en convertir en venta. Cuando le demos, va a aparecer una ventana donde vamos a activar los productos y la cantidad y en la siguiente ventana vamos a pulsar sobre crear orden. Y ya está, arreglado. Pues si las medidas se realizan, si encuentras errores en una cotización, súper sencillo modificarla, si tienes permiso. Y si no tienes permiso, pues notificar a una persona, por ejemplo, viendo una incidencia de calidad y ya está. No hay más. Es importante, aun así, después en la orden de venta la podrás modificar igualmente. Entonces, RAIN, conveniente alguna. .

En este tutorial, aprenderás cómo facturar o convertir una cotización en una orden de venta utilizando el sistema ERP Zendha Core. Te guiaremos a través de los pasos necesarios para seleccionar cotizaciones, convertirlas en órdenes de pedido y, si es necesario, facturarlas. Este proceso es esencial para gestionar eficientemente las ventas y asegurar que todas las cotizaciones aprobadas se transformen en órdenes de venta o facturas de manera adecuada..

Facturar o Convertir una Cotización en una Orden de Venta

En este tutorial, aprenderás cómo facturar o convertir una cotización en una orden de venta. Para ello, primero debes ir al menú de cotizaciones. Dirígete a 'Ventas' o 'Operaciones Comerciales' y luego selecciona 'Cotizaciones'.

Menú de Cotizaciones

En el menú de cotizaciones, verás diferentes opciones como 'Todas las Cotizaciones', 'En Borrador', 'Sin Iniciar', 'Reactivas', etc. Estas opciones te permiten seleccionar aquellas cotizaciones cuyo estado no esté convertido ni facturado. También tienes la opción de 'Aprobados y Pendientes', donde encontrarás todas las cotizaciones que ya están completadas o aprobadas pero todavía no han sido transformadas ni facturadas. Para este tutorial, selecciona 'Todas las Cotizaciones'.

Listado de Cotizaciones

Aquí verás listadas todas las cotizaciones creadas. Debes fijarte en varios puntos: la barra que está debajo del importe. En la columna 'Importe', verás el importe total de la cotización y, debajo de este, una barra que indica si la cotización tiene algún tipo de depósito. Si no tiene depósito, verás 'Sin Depósito'. Las cotizaciones que hayan sido previamente facturadas o transformadas en órdenes de venta tendrán una etiqueta correspondiente a su lado. Si no tienen estas etiquetas, podrás convertirlas y/o facturarlas.

Convertir en Orden de Pedido

Para convertir una cotización en una orden de pedido, haz clic en la cotización correspondiente para abrir el menú de navegación. En la parte gris del menú, tendrás dos opciones: 'Convertir en Orden de Pedido' y 'Facturar'. Si tienes autorización para facturar una cotización, también aparecerá la opción de 'Facturar'.

Confirmar Conversión

Para convertir la cotización en una orden de pedido, simplemente pulsa en 'Convertir en Orden de Pedido'. Esto abrirá una ventana que te permitirá confirmar la acción. Al aceptarla, la cotización tomará la etiqueta de 'Transferido' y aparecerá el registro correspondiente en órdenes de venta.

Facturar Cotización

Si deseas facturar, pulsa en el menú 'Facturar' y sigue los pasos del tutorial 'Facturando Eventos'.

Aprobación Simultánea de Cotizaciones

Para aprobar simultáneamente varias cotizaciones, pulsa en 'Modificación Múltiple' en la parte superior. Esto hará que aparezcan cajas de verificación delante de cada registro. Marca las cajas de verificación de las cotizaciones que desees unir y luego pulsa en 'Unificar/Dividir Cestas' en los iconos de la parte superior. Selecciona todas las cestas y productos que desees unir o separar, ya sea en productos individuales o en cotizaciones completas.

Finalizar y Generar Orden de Venta

Una vez que hayas terminado de seleccionar los productos que se van a unir o dividir, pulsa en 'Continuar'. Esto generará una orden de venta que agrupa diferentes tipos de eventos o cotizaciones en una sola orden.