Cómo almacenar y gestionar documentos y archivos
La estructura de carpetas que se irá creando la encontraremos de dos formas. Las que se crean de forma manual, estas son las que se van a crear de acuerdo a la subida de archivos. La estructura de carpetas es multinivel, dentro de una carpeta podemos crear otra, como estamos acostumbrados en todas las aplicaciones de sistemas operativos. No hay ningún tipo de diferenciación. No hay una forma específica de nombrar archivos y carpetas. Aquí todos los símbolos son válidos, ya que no es realmente un sistema de archivos, sino es un sistema de archivos virtual. Por lo tanto, el nombre de carpetas es un nombre libre. Una vez eliminamos un archivo accidentalmente, este es eliminado, pero puedes pedir al equipo técnico, al soporte técnico, a ver si hay forma de recuperar esa tarea. Si lo hace, abre la incidencia, haz la petición y verifica eso. En ocasiones se puede recuperar, otras veces no, y otras veces tiene un costo esa recuperación del archivo eliminado. Si intentas subir un archivo que excede el límite de tamaño o no está admitido el formato no te va a dejar subirlo, por lo tanto no se va a poder. No hay un sistema de versionados de documentos, esto es una tarea que hay que realizar de forma manual y no se permite la automatización de este proceso, por lo tanto sea el usuario quien tenga que tener ese control. Para buscar un archivo carpeta se deberá hacer una búsqueda normal, porque al final el módulo de cloud de archivos es parte del sistema de registros de FEDA. .
El sistema de almacenamiento en la nube de Zendha Core es una solución integral diseñada para facilitar la gestión de archivos de forma segura y accesible desde cualquier lugar. Para acceder al sistema cloud solo deberemos acceder al menú de actividades y posteriormente “Documentos y archivos”, esto nos abrirá una cuadrícula con todos los archivos que tenemos subidos..
Acceder al sistema de nube
Para comenzar, navega hasta el menú “Actividades” y selecciona la opción “Documentos y archivos”. Se te presentará una cuadrícula que muestra todos los archivos previamente subidos, organizados de manera que puedas visualizar y gestionar tus documentos de forma intuitiva.
Crear nuevo elemento
En la parte superior de la cuadrícula, encontrarás la opción “Crear nuevo elemento”. Al seleccionarla, se te ofrecerán dos alternativas:
Crear archivo
Esta opción te permite subir archivos desde tu dispositivo local. Es ideal para añadir nuevos documentos, PDFs o imágenes al sistema.
Crear carpeta
Facilita la creación de carpetas virtuales dentro del sistema, permitiéndote organizar tus archivos de manera lógica y accesible.
Listar y gestionar elementos
Una vez que hayas creado o subido nuevos elementos, estos se listarán junto con los archivos existentes. Al seleccionar un elemento, dependiendo de si es una carpeta o un archivo, tendrás diferentes opciones a tu disposición. Las carpetas permiten navegar más profundamente en la estructura de archivos, mientras que los archivos ofrecen una vista previa, además de opciones para copiar la URL, descargar o eliminar el archivo.
Cuota de almacenamiento y limitaciones
Todos los archivos subidos ocuparán espacio de la cuota de almacenamiento asignada a tu cuenta de Zendha Core. Es crucial tener en cuenta las limitaciones respecto al tipo y tamaño de los archivos que pueden ser subidos. Los formatos admitidos incluyen documentos de Office, PDFs e imágenes en formatos comunes como JPG, JPEG, PNG y BMP, con un tamaño máximo por archivo de 25MB.