Realizando movimientos dentre cajas
Las transferencias internas entre cajas, como mover efectivo de una cuenta bancaria a la tienda o viceversa, son operaciones esenciales para mantener un control financiero ordenado. Estas transacciones deben registrarse en Finanzas > Tesorería > Movimientos entre Cajas. Este registro asegura una correcta trazabilidad de los fondos y tiene un impacto directo en la contabilidad de la empresa.
Proceso para registrar un movimiento entre cajas
Para iniciar el registro, accede al módulo mencionado y selecciona la opción Nuevo Movimiento Interno. A continuación, sigue estos pasos:
1. Fecha del movimiento
Es fundamental registrar la fecha exacta de la transacción. Esto permite un seguimiento preciso de las transferencias realizadas y asegura que los balances financieros estén actualizados.
2. Identificador del movimiento
Asigna un identificador único para diferenciar el registro de otros. Puede ser un número o una descripción breve que facilite su reconocimiento, como "Transferencia de banco a tienda".
3. Responsable de la transacción
Especifica quién realizó el movimiento. Esto es relevante para mantener un registro claro y asignar responsabilidades, especialmente si no se trata de una operación automatizada.
4. Caja de salida y de entrada
Selecciona la caja de origen y la de destino. También deberás definir las vías utilizadas para el movimiento, como transferencia bancaria, cheque o retiro en efectivo.
5. Importes y divisas
Registra el importe transferido en la divisa utilizada. Si hay una conversión de moneda, también indica el equivalente en la divisa nacional de la empresa, reflejando el tipo de cambio del momento de la operación.
6. Anotaciones y documentos adjuntos
Agrega notas que expliquen detalles relevantes del movimiento. Además, puedes adjuntar hasta tres documentos, como resguardos bancarios, copias de cheques o cualquier otro respaldo documental.
7. Guardar el registro
Finalmente, guarda el registro. Este se integrará automáticamente en los balances financieros de la empresa, afectando directamente la contabilidad. Es importante verificar toda la información antes de completar la operación, ya que una vez registrada, su modificación podría requerir procedimientos adicionales.
Importancia del registro de transferencias
Registrar movimientos entre cajas no solo garantiza un control preciso de los flujos de efectivo, sino que también asegura que las cuentas de la empresa reflejen correctamente todas las operaciones internas. Esto facilita la auditoría, mejora la transparencia y permite tomar decisiones informadas sobre la gestión financiera.
.Bien, los movimientos internos no dejan de ser una bitácora de movimientos que se han hecho dentro de la empresa con el dinero, por ejemplo mover un dinero entre cajas, o mover, no sé, sacar de una caja, de banco para ir a caja, o sacar de caja para ir a banco, o emitir cheque, o no sé, cualquier tipo de movimiento interno entre cuentas dentro de la empresa. Estos valores no son ni ingreso ni egreso y únicamente es una forma de tener un control de lo que está pasando. Si metemos una fecha mal lo que va a pasar es que tanto la contabilidad como el bitácora van a ser alterados y no van a mostrar la realidad de la empresa, generando por ejemplo inconsistencias de sacar un dinero que no existe o mover un dinero que todavía no ha llegado. Bien, cuando generamos un cambio de divisas en el sistema saldrá X dinero y entrará X dinero. Cuando generamos las cajas en la configuración, a estas cajas le asignamos una divisa, por lo tanto toda caja que entre ahí entrará en determinada divisa y por eso nos encontramos valor de la divisa original y valor en moneda nacional. Bien, sobre las anotaciones que se deben incluir aquí o no incluir, al final hay que incluir las más coherentes en cada caso. ¿Qué quiere decir esto? Que cualquier tipo de nota que nos pueda servir para hacer una identificación clara de la razón por la que se ha hecho ese movimiento es útil. Por ejemplo, ingreso en banco de ventas del día tal. Por ejemplo, esto nos va a ayudar a tener una identificación muy clara de lo que está pasando. ¿Se pueden modificar registros? Al final esto es un registro interno, entonces no hay tanta implicación. Aunque si tiene un efecto contable y una vez emitida la contabilidad ya no debería modificarse, no tiene un efecto correspondiente. Entonces podemos moverlo a posteriori una vez creado sin ningún tipo de inconveniente, aunque si se emite una contabilidad per se pues no debería ya tener posibilidad de cambios. Los errores más comunes al registrar un movimiento entre cajas son o meter un dato mal o meterlo de forma incorrecta, especialmente son typos o problemas en el desconocimiento. Meter la caja que no es o meter el importe que no es o la fecha que no es, son los más comunes. Verificándolo al momento es la forma más sensata de poder dar OK al asunto. O justo es lo que antes decía, si te equivocas a la hora de dar ingreso o salida de la caja, seleccionando la caja que no es, modificarlo y ya está, con eso lo tendríamos. Todos los movimientos financieros entre cajas, igual como ingresos y arreos, tienen un impacto en la contabilidad y estos se van a mostrar posteriormente en la contabilidad. Por lo tanto sí es importante mostrarlo bien y la forma de verificar que todo se ha abordado correctamente es verificar la contabilidad de que ya estén ahí. Si podemos hacer un histórico yendo a movimientos entre cajas y ahí tendremos todos los movimientos que se han generado. Asimismo la contabilidad también la tendremos y podremos observarlos, por ejemplo, en este libro mayor con la caja correspondiente, ya sea de entrada o salida. Ahí está. .
Para gestionar eficientemente los movimientos entre cajas en Zendha Core, es fundamental acceder correctamente al formulario dedicado. Este se encuentra en el menú principal, bajo la sección de Finanzas. Al seleccionar 'Movimientos entre Cajas', serás dirigido a un espacio donde podrás registrar, con precisión, las transferencias de activos o dinero entre diferentes cajas o cuentas de la empresa. Este formulario está diseñado para facilitar un control exhaustivo sobre cada transacción, asegurando una gestión financiera interna precisa y efectiva..
Acceder al formulario de Movimientos entre Cajas
Para gestionar eficientemente los movimientos entre cajas en Zendha Core, accede al formulario dedicado desde el menú principal bajo la sección de Finanzas. Selecciona 'Movimientos entre Cajas' para ser dirigido a un espacio donde podrás registrar las transferencias de activos o dinero entre diferentes cajas o cuentas de la empresa.
Pestaña General
Comienza en la pestaña 'General', donde es obligatorio indicar la fecha y un identificador único para el movimiento, garantizando así un seguimiento fácil y ordenado. Aunque el campo del responsable es opcional, su inclusión puede mejorar la contabilidad dentro del equipo.
Pestaña Caja
Especifica claramente las cajas de salida y, si es aplicable, de entrada, utilizando la relación con el módulo 'Tipo de pagos'.
Cobro Recibido
Define la divisa utilizada y el importe de la transacción. Si trabajas con múltiples divisas, el campo 'Importe en divisa nacional' permite un registro adecuado del equivalente en la moneda principal de la empresa.
Anotaciones
Añade notas relevantes y sube documentación de soporte, como recibos o contratos, que respalden el movimiento financiero.
Guardar la información
Al completar cada campo relevante y guardar la información, integras de manera efectiva el movimiento en el sistema de Zendha Core, manteniendo así una contabilidad precisa y al día.