Creando y administrando empleados y personal
El registro y configuración de empleados en Zendha Core es un proceso que asegura una gestión eficiente de los recursos humanos, desde los datos básicos hasta las asignaciones salariales y organizativas. Este tutorial te guiará paso a paso por la creación de empleados y sus configuraciones clave.
Acceso y recomendaciones iniciales
Para generar un nuevo empleado, accede al módulo de Recursos Humanos, selecciona Empleados y otros miembros del equipo, y haz clic en Nuevo.
Recomendación: Si estás configurando empleados desde cero, sigue una estructura jerárquica comenzando con los niveles más altos (directivos o jefes). Esto reducirá la necesidad de editar fichas para asignar jefes jerárquicos y funcionales más adelante.
Estructura del formulario de empleados
El formulario de empleados se divide en cinco pestañas principales: General, Contacto, Puesto, Salarios y Contrato. Cada sección contiene configuraciones específicas que afectan las relaciones del empleado con otros módulos.
1. General
En esta pestaña, introduce los datos básicos del empleado:
- Nombre y apellidos: Campo obligatorio para identificar al empleado.
- Tipo de empleado: Define si es un empleado en plantilla, colaborador, directivo o socio.
- Estado: Indica si está activo o inactivo. Los empleados inactivos no estarán disponibles para asignaciones.
- Identificador personal: Por ejemplo, RFC, CURP, DNI o cualquier identificador fiscal aplicable.
- Información personal: Datos como fecha de nacimiento, estado civil, número de hijos, porcentaje de discapacidad (si aplica) y pertenencia a un grupo protegido.
- Título profesional: Como "Dr." o "Ing.", que aparecerá antes del nombre en informes y documentos.
- Nivel educativo: Centro educativo, cédula profesional o permiso laboral.
2. Contacto
Aquí se recopilan los medios de comunicación del empleado:
- Teléfono, email y redes sociales.
- Direcciones: Tanto principal como secundaria.
- Número de emergencia: Para casos específicos.
3. Puesto
Configura la posición del empleado dentro de la organización:
- Nivel jerárquico: Define si el empleado es auxiliar, operario, encargado, directivo o propietario.
- Sucursal y departamento: Asocia al empleado con una ubicación y área específica.
- Grupo y célula: Estructuras más pequeñas dentro del departamento, si aplican.
- Puesto de trabajo: Selecciona de los puestos previamente configurados.
- Convenio laboral: Asigna las reglas aplicables al contrato.
- Jefes jerárquicos y funcionales:
- Jerárquico: Aparece en el organigrama de la empresa.
- Funcional: Supervisa las tareas operativas del empleado.
Turno de trabajo: Configura el horario del empleado, incluyendo modalidad (partido, continuo, flexible) y cantidad de horas semanales. Si no se asigna un turno, el sistema permitirá tareas asignadas 24/7.
4. Salarios
Esta pestaña es fundamental para calcular costos y rentabilidades:
- Sueldo base: Introduce el salario bruto anual, mensual y en especie.
- Pagos: Define la frecuencia (mensual, quincenal, etc.).
- Costo por hora: Calcula el costo total considerando salario, impuestos, retenciones y otros gastos (transporte, uniformes, etc.). Divide el total entre las horas laborales mensuales para obtener el costo por hora.
Tipos de costos por hora:
- Ordinario (dentro del horario normal).
- Nocturno.
- Feriados.
- Feriados nocturnos.
Conceptos de nómina:
- Honorarios: Elementos positivos como bonos.
- Deducciones: Retenciones y descuentos aplicables.
- Cotizaciones: Seguridad social y otros conceptos legales.
5. Contrato
En esta sección configuras los detalles contractuales:
- Tipo de contrato: Temporal, indefinido, por proyecto, etc.
- Fecha de inicio y finalización.
- Objetivos: Asigna metas como ventas mensuales o métricas de desempeño.
- Comisiones: Configura las reglas de comisiones aplicables.
- Vacaciones: Define los días disponibles por año y la fecha de reinicio del ciclo anual.
Aspectos clave y recomendaciones
- Jerarquías y relaciones: Configura jefes y turnos correctamente para evitar conflictos en asignaciones.
- Costos por hora: Asegúrate de incluir todos los gastos relacionados para calcular la rentabilidad de proyectos y ventas.
- Actualizaciones: Si el contrato, salario o puesto cambia, actualiza la ficha del empleado para mantener consistencia en los datos.
Finalización
Una vez completadas todas las secciones, guarda la ficha del empleado. Este estará disponible para asignaciones y será visible en las jerarquías y organigramas de la empresa.
Registrar empleados en Zendha Core es un proceso detallado que garantiza una gestión precisa y eficiente de los recursos humanos. En los próximos tutoriales, exploraremos cómo vincular empleados a proyectos, tareas y objetivos para maximizar su impacto en tu empresa
.Bien, los errores más comunes en registrar empleados son ingresar los datos de forma incorrecta. En caso de que no tengamos el dato real, es mejor no poner nada que ingresarlo, porque esto va a generar una cadena de errores en todo. Pensemos que no sabemos exactamente a qué departamento es un empleado. O generemos un departamento aparte para genérico y que vaya ya. Pensemos que no tenemos el nombre del puesto exacto. No lo generemos, simplemente dejémoslo en blanco. En este caso es a veces mejor pecar por falta de datos que en un sobreentendimiento de los datos que estamos asignando. Posteriormente, y con esto concateno a la siguiente pregunta, que para si guardamos mal un error o queremos autorizarlo, es muy sencillo. Posteriormente, si hay que corregir algo o queremos asignar el definitivo, volvemos, lo modificamos y ya está. No tiene más dificultad. Bien, esto lo habíamos mencionado anteriormente en la configuración, pero los roles no se asignan sobre los empleados, sino sobre los usuarios. Esto significa que no todos los usuarios tienen por qué tener un empleado, ni todos los empleados tienen por qué tener un usuario. Entonces, esto lo vimos en empleados, pero se hacen en los usuarios. Se asignan los usuarios. Hay un límite de cómo y qué tipo de información debe ir en cada campo. En este sentido, en general, los campos de texto cortos van a ser en 255 caracteres, los valores numéricos van a ser inferiores a 16.000 millones. Hay un límite de rellenado y las cajas de texto 64.000 caracteres. Hay una razón de ser técnica de fondo, pero pues ya está. Bien, ¿qué implicaciones tiene configurar un empleado como inactivo? En muchas empresas puede haber empleados temporales. Estos empleados temporales pueden ser por temporalidad, por ejemplo, porque pensemos que es una pista de esquí, donde en el hemisferio norte no van a trabajar en verano, o pensemos que es una piscina, barra alberca, barra tal, que al ser abierta los va a trabajar en aquellas épocas que se requiere personal. O, no sé, un supermercado donde haya personal solo para las vacaciones, para las vacaciones de Navidad, lo que fuere. Pero no queremos eliminar porque es una persona que suele trabajar constantemente. En este caso tenemos la opción de inactivo. ¿Qué quiere decir esto? Que en vez de eliminar la ficha lo vamos a desactivar para que no tenga efecto en los procesos y operaciones constantes. Bien, el tema de los jefes jerárquicos y funcionales, bueno, esto lo expliqué un poquito anteriormente en otros tutoriales. En muchas empresas puede haber, un mismo empleado puede tener dos jefes. El que jerárquicamente es un jefe, o sea, el encarregado del equipo, el responsable del equipo. Y el que realmente es un jefe pero que jerárquicamente no tiene ese cargo. O sea, uno es jerárquicamente a quien debería responder y otro es a quien responde realmente. Esto es más común de lo que parece. Al fin y al cabo muchas veces, y especialmente cuando hay gente que está en una situación muy difícil, al fin y al cabo muchas veces, y especialmente cuando hay gente que no hay una dependencia tal, por ejemplo, pensemos que tenemos el jefe comercial. Y hay tres equipos y los equipos no tienen jefe como tal, pero pues al final se generan unas relaciones de liderazgo. Entonces los vendedores pueden acabar respondiendo al jefe del equipo antes que al jefe jerárquico y sean los jefes del equipo quienes acaban respondiendo, aunque esto a nivel esquema jerárquico de la empresa no exista, esta relación. Entonces lo que nos permite es tener ese control de los dos. Al fin y al cabo los funcionarios son nodos que acaban generándose por fines sociales, en teorías de grupo, etc. Este jefe funcional puede ser de mil formas diferentes, sea una persona con carisma, sea una persona sindical, tenemos muchas formas, pero tener esta jerarquía real controlada también es importante. Gracias por ver el video. .
Este manual proporciona las directrices para registrar correctamente un nuevo empleado en Zendha Core. Seguiremos una estructura detallada para llenar el formulario, abarcando desde datos personales hasta detalles contractuales, para asegurar una gestión integral y eficaz del personal..
Acceder al Formulario de Registro
Para iniciar el registro de un empleado, acceda al menú 'Administración', seleccione 'Recursos Humanos', y dentro de cualquiera de las listas disponibles, haga clic en el botón 'Nuevo'. Esto abrirá el formulario de registro.
General
La pestaña 'General' recoge información clave del empleado o colaborador. Aquí se configura la base de su perfil dentro del sistema. Complete si la persona es un 'Empleado' o un 'Colaborador', su nombre completo y CIF/NIF/RFC.
Datos Personales
Introduzca información como el día de nacimiento, estado civil y otros datos relevantes. Esta información es esencial para ajustes relacionados con beneficios y cumplimiento normativo.
Estudios
Especifique el nivel de educación alcanzado y detalles relacionados con la formación académica del empleado, incluyendo la institución educativa y cualquier título o cédula profesional.
Contacto y Dirección
En la pestaña 'Contacto y dirección', organice los detalles de comunicación y ubicación del empleado. Proporcione los números de teléfono y correo electrónico del empleado, y registre un contacto de emergencia.
Redes Sociales y Dirección Fiscal
Ingrese los perfiles digitales relevantes y la dirección fiscal del empleado. Esto ayuda en la gestión de la presencia en línea y requisitos fiscales.
Otras Direcciones
Añada cualquier otra ubicación relevante relacionada con el empleado, lo que es útil para la logística y correspondencia.
Puesto
La pestaña 'Puesto' se centra en la asignación organizacional y las especificaciones del rol del empleado dentro de la empresa. Detalle el nivel jerárquico, departamento y cualquier otro detalle estructural relevante.
Jefes
Asigne los supervisores directos del empleado, tanto jerárquicos como funcionales, para definir las líneas de reporte y supervisión.
Condiciones de Trabajo
Describa las condiciones de trabajo, indicando los turnos de trabajo y la modalidad (presencial, híbrido, remoto).
Salarios
La pestaña 'Salarios' trata los detalles financieros del empleo. Ingrese el salario anual y mensual bruto, y cualquier otro beneficio o compensación variable.
Salario por Hora
Detalle los costos por hora para diferentes tipos de jornada, incluyendo ordinarias, nocturnas y festivas.
Contrato
En la pestaña 'Contrato', establezca el tipo de contrato, especificando si es indefinido o temporal y las fechas correspondientes de inicio y fin.
Temporalidad
Configure la duración del contrato si es aplicable. Esto ayuda en la planificación de recursos humanos a mediano y largo plazo.
Nóminas
Establezca si las nóminas se enviarán automáticamente y gestione cualquier aspecto relacionado con los objetivos y comisiones.
Guardar el Registro
Al rellenar el formulario, pulse el botón guardar y se habrá creado el primer empleado. Asegúrese de que toda la información esté correctamente capturada para una gestión efectiva de recursos humanos.