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Generando plantillas de email personalizadas

Las plantillas de correos electrónicos en Zendha Core son una herramienta versátil para automatizar y personalizar las comunicaciones con clientes, empleados, proveedores y otros contactos. Estas plantillas se pueden configurar para enviarse automáticamente o de manera manual, y permiten incluir contenido dinámico, archivos adjuntos y enlaces interactivos. Aquí te explicamos cómo configurarlas y gestionarlas.


Acceso y tipos de plantillas

Para comenzar, ve a Configuraciones, selecciona Plantillas y Modelos y luego Mensajes de Correo. Zendha Core ofrece dos tipos de plantillas:

  1. Públicas: Plantillas predefinidas por el sistema que puedes usar tal cual o personalizar.
  2. Modelos de mensajes: Plantillas específicas para tu empresa, que se adaptan completamente a tus necesidades.

Selecciona cualquiera de estas opciones y pulsa Nuevo para crear una plantilla desde cero.


Configuración inicial de la plantilla

  1. Título interno:
    Asigna un nombre interno para identificar fácilmente la plantilla, como "Recordatorio de Pago" o "Confirmación de Pedido".

  2. Estado:
    Solo las plantillas marcadas como Completadas estarán disponibles para su uso. Esto evita que se envíen mensajes en estado de borrador.

  3. Módulo correspondiente:
    Asocia la plantilla con un módulo específico, como ventas, cotizaciones o tareas, para garantizar que se use en el contexto adecuado.

  4. Tipo de notificación:
    Define si el mensaje será enviado como correo electrónico o SMS.


Configuración de envío

Detonadores de envío

El detonador determina cuándo se enviará el mensaje. Las opciones incluyen:

  • Manual: El correo se envía solo cuando el usuario lo selecciona manualmente.
  • Automático: El correo se envía automáticamente al cumplirse ciertas condiciones, como la creación o modificación de un registro.
  • Por fecha: El mensaje se programa para enviarse antes o después de una fecha específica. Esto es útil para recordatorios de vencimientos o seguimientos posteriores.

Importante: Los correos no pueden enviarse con retroactividad. Si el sistema detecta una fecha pasada, el envío será cancelado.

Campos de aplicación

Selecciona qué fecha actuará como referencia para el envío. Por ejemplo, puedes elegir la "Fecha de última actualización" para enviar mensajes tan pronto como se registre un evento, o programar el envío para días antes o después de una fecha clave, como el vencimiento de una factura.


Configuración de destinatarios

Define quién recibirá el mensaje:

  1. Destinatarios dinámicos:
    Elige entre opciones como:

    • Empresa: Correos definidos en la ficha de la empresa.
    • Autor: Quien creó el registro.
    • Responsable jerárquico o funcional: Ideal para verificaciones internas.
    • Correos y teléfonos asociados a módulos como clientes, empleados o proveedores.
  2. Destinatarios manuales:
    Agrega correos electrónicos específicos separados por comas. Esto es útil para incluir contactos recurrentes o externos.

  3. Preguntar al usuario:
    Permite que el sistema solicite manualmente al usuario el correo o teléfono del destinatario antes de enviar el mensaje.


Adjuntos y archivos vinculados

  • Archivos vinculados:
    Adjunta un documento personalizado en formato PDF generado desde Zendha Core, como una cotización o contrato.

  • Archivos de calendario (ICS):
    Crea archivos que los destinatarios puedan agregar a sus calendarios, útil para citas o eventos.

  • Archivos adicionales:
    Adjunta hasta tres documentos manualmente, como flyers, contratos genéricos o información adicional.


Cuerpo del mensaje

El cuerpo del mensaje incluye el contenido principal del correo. Puedes configurarlo con:

  1. Texto libre:
    Agrega texto personalizado utilizando comodines para incluir datos dinámicos como el nombre del cliente o el número de pedido.

  2. Botones de acción:
    Incluye botones interactivos que dirijan al usuario a una vista específica en Zendha Core, como una cotización pendiente de verificación.

  3. Imágenes:
    Añade imágenes utilizando URLs externas para contenido visual atractivo.

  4. Condiciones y etiquetas:
    Configura el mensaje para que incluya diferentes opciones de texto, botones o enlaces según las etiquetas definidas.


Condiciones para el envío

Puedes establecer condiciones para que la plantilla solo se utilice en escenarios específicos. Por ejemplo:

  • El estado del registro debe ser "Completado" o "Cancelado".
  • El importe total debe superar un cierto valor.
  • El envío debe programarse dentro de un rango de fechas coherente con las condiciones establecidas.

Nota: Asegúrate de que las condiciones sean coherentes con el detonador y los estados seleccionados. Por ejemplo, no puedes configurar un envío automático en 7 días si las condiciones solo permiten registros fuera de ese periodo.


Guardado y disponibilidad

Una vez configurada, guarda la plantilla. Estará disponible para su uso siempre que esté en estado Completado y las condiciones establecidas se cumplan.


Ventajas de las plantillas de correos en Zendha Core

  1. Automatización:
    Los correos se envían automáticamente según las reglas configuradas, ahorrando tiempo y garantizando un seguimiento oportuno.

  2. Flexibilidad:
    Puedes personalizar los mensajes para adaptarlos a diferentes escenarios y destinatarios.

  3. Trazabilidad:
    Cada mensaje enviado queda registrado en la bitácora de correos, permitiendo un seguimiento completo.


Crear plantillas de correos electrónicos en Zendha Core es un proceso intuitivo que mejora significativamente la comunicación de tu empresa.

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Lo suyo es crearla en un formato y limitarla en uso, por ejemplo, tener una plantilla con una determinada condición, por ejemplo, que él sea determinado usuario y así poder probarlo sin afectar realmente o sin desplegarlo en el sistema. La plantilla que se crea es un contenido, lo que va a ir dentro del correo, no hay una configuración muy grande ahí, prácticamente son los comodinos y poco más. ¿Qué puede ocurrir aquí que no se envíe? Bueno, esto lo hemos visto en el histórico, que el usuario no haya querido, haya rechazado la recepción de correos comerciales, es un operativo legal al final para todas las empresas, esa decisión, o que no se cumple y por eso no se muestre para ser enviado. ¿Hay un límite de mega por adjunto? No se puede adjuntar adjuntos mayores a un mega. Si necesitamos adjuntar un archivo que pese más de un mega, lo podemos hacer usando un link y un botón de descarga. Bueno, para rastrear la tasa de apertura y engagement de los correos electrónicos enviados mediante estas plantillas, debemos ir al bitácora, esto lo vimos a la 4 o 5 cartillas más atrás, y pues analizarlo ahí. Sí, las plantillas permiten enviarlo a diferentes destinatarios. Un máximo de 6 destinatarios. Este es el máximo que se puede enviar desde este tipo de plantillas, ya que no son comerciales, son notificaciones. Por ejemplo, si envía una nueva cotización, esto se va a enviar al jefe de departamento o jefe de equipo y se va a enviar a User Experience y al cliente. Incluso la recomendación sería enviar diferentes correos si corresponden. Si eliminas una plantilla de correo y ya hay correos programados para ser enviados, no tiene un efecto retroactivo. Esos correos, la plantilla ya se generó, se generó el contenido que debiera y esto está en la pila de envío. No va a tener un efecto retroactivo, aunque sí podemos ver desde el menú de navegación cuántas hay en la pila de envío..

Configurar las plantillas de mensajes (SMS o email) en Zendha Core permite automatizar y personalizar las comunicaciones de la empresa, como notificaciones, seguimientos y correos de bienvenida. Esto facilita la gestión eficiente de las interacciones con clientes y empleados..

Acceso a Configuración de Plantillas de Mensajes

Para configurar las plantillas de mensajes, ve a 'Configuración', luego a 'Plantillas y modelos', y selecciona 'Modelos de mensajes'.

Crear Nuevo Registro

Pulsar el botón 'nuevo' para crear una nueva plantilla de mensaje.

General

Asigna un título interno, selecciona el estado (activado o desactivado), el módulo vinculado y el tipo de mensaje (SMS o email).

Envío

Selecciona el detonador del envío (manual, creación de registro o edición de registro), el campo de aplicación y el momento del envío (al momento, en días, etc.).

Encabezado

Configura el asunto del mensaje, los destinatarios (receptores vinculados al módulo, email principal de la organización y creador del registro), y si se debe preguntar por la dirección electrónica al enviar.

Archivo Vinculado

Adjunta archivos de plantillas de mensajes, archivos ICS o archivos manuales que se incluirán en el correo.

Modelos Precargados

Configura modelos precargados para opciones rápidas de texto, imagen, enlace, botón y PDF.

Mensaje

Configura el cuerpo del mensaje utilizando las opciones de texto libre, sección, botón de descargar archivo, botón de acceso a vista, campos especiales, URL de botón, imagen y selección de precontenido.

Condiciones

Establece condiciones para limitar el envío del mensaje solo cuando se cumplan ciertas condiciones dentro del registro.

Guardar Plantilla

Una vez configurado todo, pulsa el botón 'guardar' para tener disponible la plantilla de mensaje.