Generando plantillas de documentos personalizados
Zendha Core permite crear plantillas personalizadas para generar documentos como contratos, cotizaciones, facturas y resguardos en formato PDF. Estas plantillas están vinculadas a módulos específicos y son altamente configurables, lo que garantiza que cada documento cumpla con las necesidades operativas de tu empresa. Este tutorial explica cómo configurar plantillas de documentos paso a paso.
Acceso y creación de plantillas PDF
Para empezar, accede a Configuraciones, selecciona Plantillas y Modelos y luego elige Plantillas PDF. Aquí encontrarás una lista de las plantillas ya creadas o podrás comenzar una nueva haciendo clic en Nuevo.
Configuración inicial
Nombre interno:
Asigna un título interno que será visible solo dentro del sistema, como "Plantilla de Cotización". Este no será el nombre del documento exportado.Ícono:
Selecciona un ícono representativo para identificar la plantilla en el menú lateral.Estado:
Define el estado en el que estará disponible la plantilla, como "Completada" o "Cancelada". Esto asegura que ciertos documentos solo se emitan en condiciones específicas.Módulo asociado:
Selecciona el módulo donde se usará la plantilla, como cotizaciones, tareas o ventas. Esto vincula la plantilla con registros específicos de ese módulo.Formato del documento:
Elige entre formatos clásicos como A4 (horizontal o vertical), carta, legal o tickets. También puedes añadir marcas de agua para personalizar aún más el diseño.Nombre del documento:
Asigna un nombre para el archivo PDF que será exportado. Si no configuras este campo, el sistema utilizará el nombre interno de la plantilla.
Estructura del documento
La estructura del documento se configura por secciones o cláusulas, y cada sección puede incluir diferentes tipos de contenido:
Texto libre:
Permite escribir texto personalizado con la opción de agregar comodines, que se llenarán automáticamente con los datos correspondientes del módulo (por ejemplo, nombre del cliente, fecha de emisión).Numeración ordinal:
Ideal para listas de cláusulas legales. Puedes elegir entre números, letras o números romanos.Campos de entrada manual:
Estos campos permiten al usuario agregar información al momento de emitir el documento, como detalles de viaje o comentarios adicionales.Datos empresariales o del empleado:
Incluye información como el nombre fiscal de la empresa, teléfono, o datos del empleado vinculado al registro.Condiciones legales:
Agrega términos y condiciones predefinidos configurados en el sistema.Otros elementos:
Incluye títulos, espacios, márgenes, códigos y estilos personalizados para diseñar el documento según tus necesidades.
Cada sección puede configurarse con tamaños personalizados (100%, 50%, etc.) y estilos, asegurando una presentación ordenada y profesional.
Condiciones de emisión
Las plantillas pueden configurarse para que solo estén disponibles bajo ciertas condiciones, como:
- Estado del registro (por ejemplo, "completada" o "cancelada").
- Monto mínimo o máximo (por ejemplo, solo emitir cotizaciones superiores a cierto importe).
- Otros criterios específicos configurables en la opción Crear condición.
Exportación y emisión
Una vez configurada la plantilla, guárdala y estará lista para ser utilizada. Cuando generes un documento vinculado al módulo asignado, Zendha Core llenará automáticamente los campos correspondientes y creará tantas páginas como sea necesario para incluir toda la información.
Ventajas de las plantillas personalizadas
Automatización:
Los documentos se generan automáticamente con los datos del módulo correspondiente, ahorrando tiempo y reduciendo errores.Flexibilidad:
Puedes personalizar las plantillas para adaptarlas a diferentes procesos operativos.Condiciones de uso:
Las restricciones aseguran que los documentos solo estén disponibles en escenarios específicos, evitando errores de emisión.Trazabilidad:
Cada documento emitido queda registrado en el sistema, garantizando transparencia y control.
Crear plantillas de documentos en Zendha Core te permite profesionalizar y optimizar la emisión de documentos empresariales. Ahora que conoces cómo configurarlas, en los próximos tutoriales exploraremos cómo generar reportes personalizados para complementar estas funcionalidades y mejorar la gestión operativa de tu empresa.
.Bien, para vincular un módulo a un documento, lo vemos en el tutorial, lo que tenemos que hacer es buscarlo por el nombre o por el ID, algo que sea una referencia directa. Generalmente por el nombre es la mejor opción, al final es la más sencilla. Debemos guardar un documento para poder emitirlo, es un imperativo. No podemos utilizar documentos que no estén guardados porque estos deben estar vinculados a un registro original. Una vez guardado ya se podrá empezar a utilizar y hacer las pruebas pertinentes. No hay un límite de condiciones, pero no habría razón de que hubiese más de 4 o 5 condiciones por documento, ya que lo va a hacer muy muy estricto y 3 o 4 condiciones bien puestas van a ser más que suficientes en la mayor parte de los casos, o incluso ninguna. Algunos de los problemas más comunes al exportar documentos son los tamaños. Estos los podemos configurar desde estilos, en la configuración hemos visto todos y adaptándolo a los tamaños adecuados, sería la única, así como más importante. No hay opciones para importar ya plantillas previamente creadas de Hacienda Corpo, hay que volver a importarlas. Si es un texto, podemos copiarlo, modificarlo como diners y listo, pero no hay forma. Mucha gente pone marcas de agua, esto es una realidad, y respecto a las marcas de agua aquí la recomendación es que se pongan como layout desde los estilos y que tengan una opacidad baja. Esto es que la opacidad sea un 5 o 10% para que no afecta la legibilidad. Bien, si un campo no se está rellenando correctamente hay que revisarlo, por supuesto. Nos encontramos aquí que la mayor parte de los campos de retención de tablas y cestas se va a mostrar prácticamente como se ve en la lista de tablas, no se va a mostrar como en la lista de formularios, entonces es importante señalar eso. Y hay campos que no pueden ser mostrados, especialmente los campos de sistema. Entendiendo esto, en principio si está bien asignado debe cargar correctamente siempre y cuando el campo del registro esté rellenado. Si puede ocurrir que este puesto que sólo se muestre el campo si hay datos en ese campo, o sea sólo se muestra el espacio si hay datos en ese campo del registro. En ese caso o desactivar esa condición o entender que realmente es así como se configura y se debería mostrar. .
Configurar los modelos de documentos PDF en Zendha Core permite generar, imprimir, enviar por correo electrónico o guardar documentos esenciales para las operaciones de la empresa. Esto incluye fichas, contratos y otros documentos comerciales con opciones avanzadas como firmas manuscritas..
Acceso a Configuración de Modelos de PDF
Para configurar los modelos de documentos PDF, accede a 'Configuración', luego a 'Plantillas y modelos', 'Plantillas PDF' y finalmente a 'Encabezados y pies PDF'.
Crear Nuevo Registro
Al pulsar 'nuevo', podrás crear un nuevo registro de encabezado.
Asignar Título e Identificadores
Asigna un título interno identificativo al encabezado, marca si está activo o no, y si será el encabezado por defecto.
Comprender la Estructura del Encabezado
Entiende la estructura del encabezado en el documento: los campos A1, A2, A3, B1, B2, B3, C1, C2, y C3 corresponden a las posiciones en el encabezado. Si un campo no se rellena, se quedará oculto.
Configurar Encabezado Recomendado
Un formato recomendado es: Encabezado A1 con Tipo de campo 'Otros' y valor 'Imagotipo grande'; Encabezado A3 con Tipo de campo 'Otros' y valor 'Fecha y hora actual'; Segundo Pie de línea completa con Tipo de campo 'Otros' y valor 'Página / Paginas totales'; Último Pie de línea completa con Tipo de campo 'Datos empresa' y Valor 'Datos comerciales' o 'Datos comerciales y fiscales'.
Guardar Configuración
Una vez configurado el encabezado, pulsa el botón 'guardar'. Puedes repetir este paso tantas veces como encabezados desees crear.
General
Escribe un título interno, selecciona un ícono, estado (activado o desactivado) y proporciona una descripción del uso del documento.
Módulo
Selecciona el módulo correspondiente al documento. Esto vinculará el documento con el módulo seleccionado, como cotizaciones, asignación de fabricaciones, incidencia de calidad, etc.
Formato
Configura el tamaño del documento (A4, carta, legal, etc.), si deseas ver el logo en marca de agua y el nombre externo con el que se exportará el documento a PDF.
Estructura del Documento
Genera la estructura del documento utilizando las opciones de 'Automático', 'Manual', 'Vaciar' y 'Crear'. Configura cada campo del PDF uno por uno, seleccionando formato, tamaño, alineación y contenido específico.
Condiciones de Creación
Establece condiciones para limitar la generación del documento cuando se cumpla una determinada condición dentro del registro.
Guardar Documento
Una vez configurado el documento, pulsa el botón 'guardar'. Deberás repetir este proceso para cada documento que necesites diseñar.