Cómo emitir una cotización

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Bien, el identificador de cotizaciones es uno de los campos que más dudas genera, porque es un campo que tal vez sea confuso para mucha gente, pero algunas veces explicado es muy sencillo. El identificador de la cotización es algo que nos haga una referencia muy rápida. Muchas empresas utilizan un código propio, un versionado propio, por ejemplo un código específico por empleado, un código semanal, un identificador propio que el sistema no es capaz de gestionar. Algo que realmente identifica muy rápidamente la cotización. Y al final es eso, es algo que nos permite a nosotros, o sea a la empresa, al usuario, identificar las cotizaciones. Ya está. Fin. Es eso. Puede ser cualquier cosa. Cotización semana 84, cotización fulano total, cotización de reserva para María, lo que fuere. Algo que nos haga identificar rápidamente lo que estamos hablando. Bien, si una cotización es rechazada, simplemente tenemos que pasar la cotización a rechazada y adicionalmente tenemos otro paso más que debiéramos hacer y es asignar por qué ha sido rechazada. En la parte de configuración, cuando dijimos las configuraciones, asignamos una serie de razones de por qué una cotización es rechazada. Estas son las razones de rechazo. Entonces también lo deberíamos asignar para tener un aprendizaje. Que la cotización no muere en ese momento, aunque ya no pueda ser evitada, que no muera ahí, simplemente. Sobre la asignación de prioridades, es algo propiamente semántico de la empresa. Nada va a marcar si es algo más o menos importante. Pero es una forma de referenciar la prioridad que tengan a la hora de sacar las tareas. Si hay dos cotizaciones para sacar, ¿cuál va antes? Simplemente es eso. Las prioridades pueden ser las propias y las políticas de la empresa, como lo gestionen. ¿Es más importante un cliente o es más importante otro? Al fin y al cabo esto de la prioridad, lo que va a hacer es que junto a la línea de negocio, la campaña, el tipo de cliente, una serie de valores que se asignan a cada cliente de acuerdo a muchas razones, lo único que hará será modificar esa prioridad para asignarlo antes o más tarde. A más allá del 3 puntos, al menos se pueden asignar más de 5 empleados a una cotización. Ahora hay que asignar y limitarlo a 5 porque en un momento hay que parar, simplemente. Y ya, no hay más vueltas. Si un producto no está en el catálogo, una opción es agregar un producto libre si se tiene autorización para hacerlo. El producto libre, como veremos más adelante, tiene ciertos inconvenientes fiscales a la hora de regarlo. Ya que no hay código fiscal, por lo tanto no se puede facturar y se complica todo bastante. Pero lo suyo es notificar a un superior o alguien con más permisos que ese producto no existe para que pueda ser agregado y listo, ya no hay más. Una cotización pensando que los permisos son limitados del usuario, que ya ha sido marcada y sacada para verificar, no puede ser modificada. Esa es la respuesta corta. La respuesta larga es un poquito más amplia. Si se tiene el permiso, se puede modificar sin ningún tipo de inconveniente. Claro está que en razones operativas puede haber un inconveniente si eso ya se ha enviado al cliente, porque el cliente ya la tiene y ya está en valoración para ser aceptado o no. Si se envía a otra puede generar complicaciones, por supuesto, como nos pasaría en caso de inconvenientes y como hemos visto en compras, puede llegar a ser incómodo. Pero a nivel técnico, si se tienen permisos, no hay ningún tipo de inconveniente. Bien, si una cotización fue enviada a un cliente o no, es muy sencillo de verificar. Lo único que tienes que hacer es ir al cliente correspondiente, abrir el histórico. Es un símbolo que utiliza dentro del cliente el cassette y ya está. Entonces abrimos el menú lateral, seleccionamos la cotización correspondiente, vamos al menú de navegación, pulsamos en cliente, al cuadradito con la flecha y abrirá el menú lateral de clientes. Aquí buscamos el símbolo del cassette, pulsamos sobre él y listo. Y veremos si se ha enviado la cotización por correo electrónico y si ha sido abierta. Y sobre la última, ¿qué debo hacer si una cotización tiene un error y se necesita corregir? Pues si está en borrador o por verificar o hay permiso de modificar y no ha sido enviada al cliente, pues ya está. Si no hay permiso de modificar y no ha sido enviada al cliente, pues notificarlo a alguien con más privilegios para que haga la modificación y ya está. Y por último, si ha sido enviada al cliente, pues aquí entramos en un problema más operativo en los procesos comerciales y algo que no se debería repetir por imagen de la empresa ya que, como he dicho, a nadie nos gusta que nos corrijan una cotización. Y ya una vez teniendo esto en cuenta, pues ya lo tendríamos y esto se sumaría al tutorial que encontramos en esta hoja sobre cómo editar un cliente, una cotización provocada. .

En este tutorial, aprenderás cómo generar una cotización para cualquiera de las empresas registradas, utilizando el sistema ERP Zendha Core. A través de una serie de pasos detallados y explicativos, te guiaremos en el proceso de creación de una nueva cotización, asegurando que sepas cómo manejar cada campo y opción disponible. Este tutorial está diseñado para ser claro y fácil de seguir, sin importar tu nivel de experiencia con el sistema.

Generar una Cotización en Zendha Core

Para generar una cotización en Zendha Core, primero debes ir al menú lateral. Luego, selecciona 'Ventas', después 'Operaciones Comerciales', y finalmente 'Cotizaciones'. Haz clic en 'Nueva Cotización' para abrir el formulario de cotizaciones.

Datos Generales

En el primer campo, llamado 'Folio o Identificador Manual', puedes poner cualquier identificador que te permita reconocer esta cotización, por ejemplo, 'Cotización número 84 para Juanito'. A continuación, selecciona el estado actual de la cotización: Borrador, En Proceso, Completado o Cancelado. Puedes consultar el manual de estados para más detalles sobre estos estados.

Campaña Comercial

En el campo 'Campaña Comercial', asigna esta cotización a una campaña específica si es necesario.

Selección de Cliente

En el campo 'Cliente', selecciona el cliente al que vas a asignar la cotización. Puedes buscar el nombre del cliente o pulsar los tres puntos para seleccionar el cliente adecuado.

Estadísticas Comerciales

Hay dos campos para estadísticas comerciales: 'Tipo de Evento' y 'Línea de Negocio'. Rellena estos campos según corresponda a la cotización.

Fechas de Cotización

Los campos de fecha incluyen 'Fecha de Apertura' y 'Fecha de Expiración'. La fecha de apertura indica desde cuándo comenzará a contar la duración de la cotización. La fecha de expiración, que generalmente es de 30 días, se asigna según las políticas de la empresa.

Asignación de Responsables

Al final del formulario, puedes asignar hasta seis empleados responsables de llevar a cabo la cotización.

Notas y Descripciones

Dentro del bloque de notas, avisos y descripciones, hay tres campos: 'Descripción', 'Necesidades' y 'Notas Potenciales'. Utiliza estos campos para dejar cualquier anotación relevante que facilite una mejor gestión comercial de la cotización.

Gestión de la Cesta

La cesta de productos o servicios se analiza mejor en el manual de gestión de cestas comerciales, que puedes encontrar pulsando el enlace correspondiente.

Guardar la Cotización

Una vez que hayas completado todos los campos necesarios, pulsa el botón de 'Guardar' que está en la parte superior o inferior del formulario para generar la cotización.

Opciones de Ventana Saliente

Después de guardar la cotización, la ventana saliente te presentará tres opciones: 1. Accesos rápidos a las fichas de clientes, etc. 2. Emisión de PDFs y correos electrónicos. 3. Gestión del registro de la cotización.

Accediendo a las cotizaciones

Para volver a las cotizaciones solo deberemos ir al menú de cotizaciones nuevamente en 'ventas' 'operaciones comerciales' y cotizaciones, aquí podremos pulsar en cualquiera de las tablas para poder acceder a las tablas de las cotizaciones con estado correspondiente.