Registro de Documentos de Compra
Muy bien, siguiendo los documentos, siguiendo el módulo de compras, la siguiente fase después de las órdenes de compra son las facturas de compra. Estas son las facturas con las que nos vende un proveedor un producto correspondiente. Muy bien, aquí sí no tenemos opciones a fallar al ingresar los productos ya que esto tiene efectos financieros y contables. Si fallamos a la hora de agregarlos, la contabilidad va a estar mal, los motores van a estar mal, entonces sí es súper, súper, súper importante fijarlos, mínimo en el total y subtotal. Entonces no hay opciones a fallar, hay que leer, hay que revisar que todo coincida. Si vamos metiendo los productos manualmente, el subtotal debe coincidir con el de la factura, si todo coincide, en principio debería estar todo bien, puede ser que los typos coincidan y tal, pero debería estar bien si los subtotales coinciden. Sobre la validez de un proveedor, a la hora de asignarle un documento de compra, pues si hay una factura de un proveedor, pues ya no hay validez posible por parte de Senda, hay una factura de un proveedor que hay que registrar y eso tiene impacto contable, punto, se acabó, no hay validez. Aquí no entra si está aprobado o no está aprobado, si está la factura, ya está, independientemente de lo que diga calidad y de lo que diga, está ahí, es una realidad. Tenemos que entender aquí en el papel de Senda como una forma de mapear la realidad de la empresa, no es que Senda maneje la realidad, tenemos siempre el ejemplo del geógrafo, y esto es un ejemplo que siempre ponemos en Senda, si Senda dice, el proveedor no está asignado pero el proveedor envía una factura, es como cuando hay un geólogo y dice, ve, estoy viendo un río y en el mapa no está el río, pues la razón la tiene el río, el mapa y el propio hecho de que haya un río, pues es suficiente para su existencia y decir que los datos del mapa son incorrectos, lo mismo pasaría en este ejemplo. En un principio los que vas a poder crear son documentos fiscalizados o no, porque esto es una realidad, en caso de que sean fiscalizados se da la contabilidad, en caso de que no, pues no se da la contabilidad, pero está generando un déficit en la empresa. Ya está, si estamos pagando cosas no fiscalizadas, sin factura, pues lo estamos pagando, ya está, se acabó y no va a poder ser, los impuestos pues no van a poder ser degradados de la contabilidad de la empresa, entonces ya, es la diferencia, entonces siempre es fijarse y los que vamos a poder son estos dos. Puedes cargar documentos de compra de formas masivas utilizando CDFIs, si tenemos el CFDI de la factura correspondiente podemos subirlas y ya está y el sistema agregará los datos correspondientes, buscará el proveedor y listo, no agregará eso si los productos correspondientes ya que puede que no coincidan, pero bueno, pues ahí lo tenemos. Bien, si cuando estamos registrando una cotización, una orden, una factura, el sistema verifica que el número y el tipo y el proveedor no coincidan, por ejemplo, que no haya dos facturas de compra del proveedor transportes fedérico, aclaras allá, de esta forma no te ha protuplicado genera diferentes implicaciones contables de cobros, cuentas pendientes por pagar, registros contables, asientos, etc. El sistema nos lo dice, si ignoramos y seguimos registrándolo porque es así, pues ya, eso será otro asunto. Los productos de compra deben estar en el catálogo porque también debemos tener productos abstractos, como antes decía en tutoriales anteriores, como por ejemplo, productos de limpieza para ocupar todos los productos de limpieza que correspondan, independientemente de su uso y de su marca, y si no siempre tenemos la opción de producto libre, igual que hemos visto las estas, con producto libre lo registramos como producto libre y ya está, y este producto libre aplica en documentos de compra, órdenes, cotizaciones y requisiciones, cero inconveniente. Si es verdad que si tenemos un producto libre, porque lo registramos y este no está en el almacén, este nunca entrará a los almacenes, puede porque sea un servicio y pues ya, pues servicio contable, pagado queda, y ya está, y ahí se acabó. No hace falta una gestión contable de inventariaje de este, pues no hay ningún tipo de inconveniente. Si el usuario, si tu usuario no tiene permisos suficientes porque la empresa no los ha dado, entonces alguien superior, tu jefe directo o un responsable deberá aprobar esa como verificada antes de poder ser finalizada y que esta aparezca en la contabilidad. Pero eso no impide que puedan registrarse, por ejemplo, cobros, siempre cuando ya esté en la primera verificación. Todos los documentos de compra los encontraremos tanto en el menú de compras como en finanzas, gastos, documentos de compras. Estos también, una vez aprobados, ya aparecerán en la contabilidad, por lo que tenemos también diferentes vías de verificar que se están agregando correctamente. Adicionalmente, todas las facturas de compra generarán una cuenta por pagar ante el proveedor, donde podremos también gestionar y ver cuál es nuestra deuda por proveedor para saber qué hay pendiente, cuánto tenemos que pagar a quién y todos los pendientes que hay por medio. .
Los documentos de compra son las facturas o otros documentos comerciales emitidos por un proveedor hacia la organización. En Zendha Core este tipo de registros tendrán un impacto directo en las finanzas, resultados, deudas con proveedores y con los almacenes..
Accediendo al Menú de Documentos de Compra
Para acceder al menú de documentos de compra, lo primero que debemos hacer será pulsar en compras y desde aquí en 'documentos de compra'. En este menú nos encontraremos las siguientes opciones: Nueva compra, Compras en proceso, Documentos fiscales, Notas de compra, Subir factura electrónica.
Creando un Nuevo Documento de Compra
Al pulsar sobre nueva compra, nos abrirá un formulario para que registremos la compra o factura que recibimos desde nuestro proveedor. Es muy importante rellenar este formulario de la forma más exacta posible, dado que como tendrá un impacto en la contabilidad, un rellenado incorrecto pudiera tener implicaciones en las operaciones y presentaciones contables.
Asignación de Proveedor y Fecha
En el primer campo buscaremos el proveedor que deseamos asignar, esto lo podemos realizar ya sea en búsqueda rápida o pulsando sobre los 3 puntos. En el segundo campo rellenaremos la fecha que recibimos el documento de compra.
Asignación del Tipo de Documento y Datos de Pago
En el tercer campo asignaremos el tipo de documento, estos serán los que generamos en la configuración, la elección la haremos de acuerdo con donde impactará, si es una factura elegiremos factura, pero en caso de que sea otro tipo de documento, seleccionaremos el documento correspondiente. En los siguientes campos, escribiremos el número de documento emitido, seleccionaremos el tipo de pago en caso de que corresponda a un pago en única exhibición, y por último el tipo de gasto.
Asignación de Organización y Estado de la Compra
En el bloque de organización seleccionaremos la línea de negocio -si la hubiera- en la que impactará la compra, a que sucursal impactará y el estado de la compra. Tenemos 3 posibles estados de compra: Abierto, Cerrado pero requiere verificación, Cerrado y no admite cambios.
Registro de Productos de Compra
En el bloque de productos seleccionaremos los productos que corresponden a la factura de compra, para registrar los productos de compra tenemos 3 opciones: Realizando una búsqueda en la caja del buscador, Pulsando sobre el símbolo + para agregar un registro no creado en el catálogo, Pulsando sobre los 3 puntos y buscando en el catálogo en producto que deseemos agregar.
Edición de Productos y Guardado del Documento
En cualquiera de los 3 casos, podremos editar los productos en línea, modificando el almacén, producto o cantidad. Repetiremos este paso hasta agregar todos los productos necesarios. Posteriormente en los importes, rellenaremos la divisa, subtotal, total, los impuestos que corresponden y cuanto hemos pagado del documento. Cuando tengamos todo pulsaremos en guardar, y ya habremos registrado el documento en el sistema.