Utilización de Requisiciones de Compra en Zendha Core
¿Qué roles o permisos se necesitan para asegurar que un empleado pueda realizar requisiciones de compra? Aquí tenemos un rol de puede hacer requisiciones de compra, ahí se acaba la respuesta corta, ahora vamos a la respuesta un poco larga. ¿A quién? ¿Quién puede hacer requisiciones de compra? Esto va a depender mucho de las políticas internas. Si va a poder hacerlas cualquier persona de la empresa o son los jefes de equipo. En este caso será crear dos perfiles de roles, uno que pueda, otro que no y listo y lo tendríamos. Pero tenemos un rol específico. Esto ya hemos visto cómo crearlos dentro del tutorial de configuración de roles. ¿Si se puede enviar solicitudes de cotización a los proveedores desde Zendacore? Por un lado crearemos la plantilla correspondiente, esta ya está creada a proveedores. Una vez que tengamos esa plantilla lo que tenemos que hacer es transformar la compra. Seleccionamos la requisición o las requisiciones la vamos a transformar y nos aparecerá de las requisiciones que es lo que vamos a querer enviar. Confirmamos, le damos a convertir en cotización o en orden de compra, lo que corresponda en cada caso. Y se lo enviamos al proveedor correspondiente para hacer el pedido y listo. Si una requisición de compra es rechazada, pues ahí quedó. Y el proceso murió en ese momento y ya no podrá ser alterada y ahí quedó. Siempre se puede copiar y volver a tratamiento, pero en principio ahí quedó. Ya que está rechazada ahí queda para fines estadísticos de cantidad de rechazos, estados, etc. Y para hacer el seguimiento de los órdenes de compra lo que tenemos que entrar es a compras, requisiciones de compra. Y no tenemos más que hacer ahí. Una vez que entramos ahí vamos a ver las diferentes pestañas que tenemos a nuestra disposición. Y pues veremos, las primeras pestañas son las que están en proceso, o sea las que ya están pendientes a ser aprobadas o rechazadas. Desde ahí con el mismo sistema de estado pues daremos a aceptar, rechazar o lo que corresponda. Aquí hay algo muy importante que hay que señalar. Hablamos de requisiciones de compras, no hablamos de órdenes de compras. Una requisición de compra es un registro interno de petición al nivel interno, no hacia el proveedor. Esto es, yo fulanito necesito que la empresa compre esto o contrate esto. Esa es una requisición de compra. Nada tiene que ver si esto llega al proveedor o no. Una vez el empleado ha hecho la requisición, pues ya es decisión de la empresa si eso va a continuar o va a ser rechazado. En ocasiones hay un presupuesto por departamento para adquisiciones, pero en este caso también el responsable del departamento deberá aprobar o rechazar cada caso. Hay muchas consideraciones que hay que hacer ahí en medio. Cuando generamos una orden, si la hacemos de requisiciones manuales o automáticas, a partir de productos de bajo stock, vamos a ver cuántos quedan. Desde ahí también podemos hacer una requisición y ver cuántos hay. Esto más adelante es un poquito más parte de almacenes. Esto es la requisición de stock de compra bajo stock mínimo, pero esto lo veremos un poquito más adelante en el siguiente capítulo, en dos capítulos cuando toquemos la parte de almacenes. .
Ahora que ya tenemos los proveedores registrados, el siguiente punto es aprender a utilizar las requisiciones de compra. Estas las encontraremos dentro del menú de compras. Las requisiciones de compra en una empresa son documentos internos que se utilizan para solicitar la compra de bienes o servicios necesarios para el funcionamiento de la organización. En el caso de Zendha Core, las requisiciones van a ir asignadas al usuario que las requirió, no pudiendo ser estas cambiadas..
Accediendo a Requisiciones de Compra
Para acceder a las requisiciones, pulsaremos en compras, requisiciones de compra y accederemos al menú. En el menú podremos ver las requisiciones en diferentes estados, así como crear una nueva requisición.
Estados de las Requisiciones
Dentro del menú encontraremos: Peticiones de compra sin aprobar: Son las peticiones pendientes por ser aprobadas por la organización. Al acceder a la tabla nos encontraremos un selector a la derecha de cada registro para aprobar o rechazar la petición. Peticiones de compra rechazadas: Listado de las requisiciones del equipo rechazadas en el tiempo. Peticiones de compra aprobadas: Listado de las requisiciones del equipo aprobadas y no tratadas.
Creando una Nueva Requisición
En cualquier caso, para generar una nueva requisición, pulsaremos en 'Nueva requisición', donde nos llevará a un formulario.
Formulario de Nueva Requisición
Lo primero será escribir la razón de la petición de compra, esto es porqué el usuario está requiriendo una determinada compra. Bajo el campo de texto, hay un campo que corresponde al estado, este campo solo lo veremos en caso de que tengamos el permiso adecuado.
Agregando Productos a la Requisición
Por último, nos encontramos una tabla donde asignaremos todos los productos que deseamos requerir. Es importante señalar que solo podremos requerir elementos del catálogo, ya sean vendibles o no. Podremos asignar los productos que deseamos registrar pulsando 'Agregar el primer elemento', y en la ventana modal buscaremos el producto que deseamos agregar y la cantidad que requerimos.
Guardando la Requisición
Tras agregar todos los registros que necesitamos, pulsaremos el botón guardar y ya se habrá generado la requisición de compra. Mientras la requisición no está aprobada o rechazada siempre tendremos oportunidad de realizar modificaciones sobre el registro.