¿Qué es el Time Tracking?
Es una herramienta que permite registrar el tiempo que cada colaborador dedica a sus tareas, proyectos o actividades dentro de la organización. Su principal objetivo es llevar un control claro y preciso sobre cómo se está utilizando el tiempo laboral.
¿Para qué sirve?
Implementar el Time Tracking te ayudará a:
- Tener visibilidad sobre la productividad individual y del equipo.
- Asignar tareas y recursos de manera más eficiente.
- Identificar posibles sobrecargas de trabajo o tiempos mal distribuidos.
- Calcular costos reales de operación.
- Fomentar un entorno de trabajo más organizado y enfocado.
Además, contar con este registro ayuda a detectar áreas de mejora, optimizar procesos y reforzar la toma de decisiones con datos reales.
Consideraciones clave
Es común que algunas personas muestren resistencia cuando se introduce una herramienta de "control" como el Time Tracking, especialmente si han tenido malas experiencias en el pasado. Por eso, es fundamental presentar esta funcionalidad de forma clara y positiva.
Aquí algunas recomendaciones:
- Comunica con transparencia: Explica al equipo los motivos detrás del uso del Time Tracking y cómo los beneficiará a todos.
- Calcula tiempos reales: Estimar cuánto toma una tarea ayuda a planificar mejor los recursos y evitar saturaciones.
- Revisa cargas de trabajo: Con la información registrada podrás detectar quién está sobrecargado y quién tiene disponibilidad, facilitando la redistribución de actividades.
- Resuelve dudas con empatía: Aclara cualquier inquietud que surja y destaca que el objetivo es mejorar la eficiencia, no controlar de forma invasiva.
â ï¸ Recuerda: Si necesitas apoyo para comunicar esta funcionalidad a tu equipo o resolver dudas sobre su uso, puedes contactar directamente al soporte de Zendha. Estaremos encantados de ayudarte con consejos o incluso con una sesión informativa para tus colaboradores.
Guia para utilizar Time Tracking de manera eficiente y sacarle el máximo provecho
â
1 - Visualiza Time Tracking desde la pantalla Home
Ubica las cajas de Time Tracking, del lado izquierdo para registrar manualmente y del derecho para medir tiempo en tiempo real.
Cuando se encuentre en:
➝ Color rojo = sin actividad asignada
➝ Color azul = actividad en curso
2 - Inicia una actividad
Haz clic en la caja y selecciona “Actividad libre”.
3 - Elige el tipo de actividad
Selecciona el tipo de tarea (Ej: Administración). Este listado puede ser personalizado por tu organización
4 - Agrega título y detalles
Escribe un título claro, añade notas si lo deseas y verifica la fecha.
➝ Puedes indicar una hora final si ya sabes cuánto durará.
5 - Verifica el inicio del registro
Al dar siguiente, verás que la caja se vuelve azul.
¡El tiempo está siendo contabilizado!
6 - Pausa la actividad
Haz clic en la caja azul y presiona 'Pausar' sobre la actividad en curso.
7 - Indica si hubo un obstáculo
Selecciona si hubo algún impedimento (pueden ser personalizados).
➝ Si no hubo, elige “Ninguno”.
8 - Selecciona empleados involucrados
Puedes añadir a otros colaboradores que participaron contigo en la actividad.
9 - Pausar o reanudar la jornada
Cuando pausas tu jornada, la caja de Time Tracking se mostrará en color amarillo.
Para reanudar, haz clic nuevamente en la caja izquierda y el sistema retomará el conteo del tiempo automáticamente.
10 - Finaliza tu jornada
Para finalizar tu jornada, necesitas cerrar la tarea en la que estás trabajando. Haz clic en la caja, selecciona pausar, continúa dando clic en los botones, y esta vez selecciona “Finalizar jornada”. El sistema dejará de contar tiempo y verás la caja en rojo.
