¿Para qué sirve una cotización de compra?
Registrar una compra en el inventario te permite llevar un control preciso de los productos que ingresan a tu almacén, lo que ayuda a mantener un stock actualizado, tomar mejores decisiones de compra, optimizar costos y garantizar que siempre tengas disponibles los productos que necesitas.
Además, mejora la eficiencia en tu cadena de suministro, previene fraudes, y te permite brindar una mejor atención al cliente.
Consideraciones clave
âPuedes ingresar productos al inventario de tres formas distintas:
- Documento de compra: cuando recibes mercancía de un proveedor y deseas registrarla como parte del inventario.
- Órdenes de compra: una vez confirmadas, estas generan automáticamente la entrada de productos al inventario.
- Ajustes manuales: permiten añadir productos al inventario directamente. Este proceso también puede realizarse desde el menú de navegación, siempre que ya exista una orden de compra generada.
Pasos a seguir para ingresar una compra de manera correctaâ
1 -
Dirígete a: Compras > Órdenes de compra.
2 - Ingresan productos al almacén
Puedes registrar la entrada de productos al almacén a través de:
· Una orden de compra confirmada.
· Un documento de compra.
Ambas opciones activan una barra de progreso que indica cuántos productos han sido procesados.
➝ Por ejemplo, si la orden incluye 500 productos y ya trataste 100, la barra mostrará ese avance. Este seguimiento aplica desde la conversión de una cotización, pasando por la confirmación de la OC, hasta el ingreso de los productos al almacén.
3 - Confirmando estado
Si la orden aún está en estado borrador, deberás modificarla para continuar.
· Haz clic en la OC (orden de compra) para abrir el menú lateral.
· Presiona 'Procesar orden de compra'.
4 -
Una vez confirmada la orden:
· Aparecerá el listado de productos con su descripción y cantidad.
· En el campo 'Cantidad a enviar', indica cuántos productos deseas mover al almacén.
· Selecciona el almacén de destino.
· Haz clic en 'Ingresar a almacén' para completar el movimiento.
5 - Verifica el avance
Al ingresar los productos, la barra de progreso se actualizará y cambiará de color, indicando que el material solicitado ya fue recibido en el almacén.
6 - Consulta del movimiento
Una vez finalizado el proceso anterior, dirígete a: Inventario > Lotes.
7 - Lotes activos
Una vez dentro, localiza el lote que se acaba de ingresar y da clic.
8 - Otras funciones disponibles
Además del ingreso a almacén, puedes realizar otras acciones:
· Generar factura: Si el proveedor requiere facturar antes de la entrega (por acuerdo interno o falta de stock).
Este movimiento lo encontrarás en: Compras > Documentos de compra.
Aunque la factura esté generada, el ingreso al almacén se hace desde aquí.
· Generar orden de recepción: Permite notificar al almacén que un material llegará, aunque no haya fecha exacta de entrega.
Este movimiento se visualiza en Inventario > Órdenes de recepción.
9 - Movimiento de lotes desde Facturas
Si ingresas a Compras > Documentos de compra, encontrarás pedidos ya facturados pero aún no registrados en almacén.
Ubica la OC (orden de compra) correspondiente, abre el menú de navegación y sigue el mismo proceso para registrar la entrada.
10 - Nota adicional
Cuando una factura es generada, queda contabilizada.Si registras un cobro sobre la orden de compra, este se reflejara más adelante directamente en la factura asociada.
