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¿Para qué sirve una cotización de compra?
Este módulo permite gestionar las cotizaciones que recibes de proveedores, vinculándolas con las requisiciones generadas por distintas áreas. Su objetivo principal es ayudarte a tener claridad sobre los costos de los artículos que deseas adquirir y facilitar la comparación entre opciones disponibles.
¿Qué beneficios ofrece?
- Visibilidad clara de precios: Registra los costos propuestos por cada proveedor de manera ordenada.
- Toma de decisiones informada: Permite comparar propuestas considerando no solo el precio, sino también la ética, cumplimiento y competitividad de cada proveedor.
- Control sobre las requisiciones: Vincula cada cotización con su requisición correspondiente, lo que ayuda a tener trazabilidad sobre lo que se solicitó y a quién se le cotizó.
- Optimización del proceso de compra: Agiliza el flujo entre requisiciones, cotizaciones y órdenes de compra, asegurando una adquisición más estratégica.
Aspectos a tener en cuenta al crearla
- Es importante que los datos del proveedor estén correctamente registrados en el sistema.
- Una vez generadas las cotizaciones, podrás analizarlas y definir cuál será convertida en orden de compra.
- Las cotizaciones no sustituyen a una orden de compra, son una etapa previa de análisis.
- Puedes gestionar múltiples cotizaciones para una misma requisición, lo que te permite comparar entre proveedores.
Pasos para generar una cotización de compra
1 -
Dirígete a: Compras > Cotizaciones de compra.
2 - Crear una nueva cotización
Si ya existen registros previos, selecciona el botón 'Nuevo'.
Si es la primera vez que entras al módulo, el sistema te mostrará la opción 'Crear el primer registro'.
3 - Completa el bloque general
Recuerda que todos los campos con un asterisco (*) deben llenarse para poder guardar el registro correctamente.
Deberás ingresar:
· Número de documento: Puedes asignar un número interno o usar el que te proporcione el proveedor.
· Estado de la cotización: Define en qué punto se encuentra tu cotización.
· Proveedor: Selecciona el proveedor con el que estás cotizando.
· Línea, área o unidad de negocio: Elige dónde impactará esta cotización.
· Fecha de compra y fecha de recepción de la cotización.
· También puedes agregar anotaciones importantes en el espacio disponible.
4 - Eligiendo producto
En el bloque de productos, haz clic en los tres puntos ubicados del lado derecho.
Esto abrirá una ventana donde podrás buscar y seleccionar el producto que deseas cotizar.
5 - Condiciones de Pago
En esta sección hay tres campos obligatorios:
· Divisa: Por defecto está configurada en pesos mexicanos (MXN). Si necesitas otra moneda, da clic en los tres puntos para seleccionar una distinta.
· Subtotal y Total: Captura los importes correspondientes a los productos cotizados.
· Condiciones de pago (opcional): Si el proveedor ha definido alguna forma o plazo de pago, puedes registrarla en esta caja de texto.
6 - Guardar registro
Una vez completados todos los campos necesarios, haz clic en 'Guardar registro' para finalizar y almacenar tu cotización en el sistema.
