Aplicar cobro único sobre facturas múltiples puede parecer una tarea complicada, pero en realidad es un proceso que, cuando se comprende bien, permite optimizar la gestión de cobros en tu empresa. Si trabajas en un entorno donde emites varias facturas a un mismo cliente, necesitas saber cómo manejar esta situación de manera eficiente. En este artículo, te explicaré qué implica este proceso, para qué sirve, algunas consideraciones importantes y los pasos que debes seguir para realizarlo correctamente.
Descubre en qué consiste aplicar cobro único sobre facturas múltiples
Aplicar cobro único sobre facturas múltiples se refiere a la acción de recibir un solo pago que cubre varias facturas emitidas a un mismo cliente. Este método simplifica la contabilidad y mejora la experiencia del cliente, ya que evita la necesidad de realizar múltiples pagos por diferentes facturas.
En el contexto de registro contable, implica una relación 1-x entre el cobro y las facturas. En este modelo, un solo cobro se asigna a varias facturas, facilitando la conciliación de cuentas y ahorro de tiempo en la gestión administrativa. En el anterior tutorial, observamos cómo registrar una relación 1-1; ahora vamos a explorar una relación más compleja, donde un solo pago abarca distintas facturas.
Beneficios de aplicar cobro único sobre facturas múltiples
Este método de cobro ofrece diversas ventajas tales como:
- Simplificación del proceso de cobro: Un único registro en lugar de varios facilita la gestión financiera.
- Mejor visibilidad: Al agrupar varias facturas, puedes visualizar de un vistazo los ingresos recibidos.
- Reducción de errores: Evitas errores al registrar múltiples pagos y su correspondiente conciliación.
- Mejor experiencia para el cliente: Permite que el cliente realice un solo pago por varias facturas, haciendo el proceso más práctico para él.
Aspectos a considerar antes de realizar el cobro único
Antes de aplicar este método, ten en cuenta las siguientes consideraciones:
- Validación de importes: Asegúrate de verificar los montos de las facturas que se están agrupando. Por ejemplo, si tienes tres facturas que suman un total de 100, el cliente debe pagar exactamente esa cantidad.
- Permisos necesarios: Si no puedes realizar pagos masivos, puede que no tengas los permisos necesarios, así que consulta a un administrador.
- Registros claros: Asegúrate de que las facturas estén claramente identificadas en el sistema para evitar confusiones.
Pasos sencillos para aplicar el cobro único sobre facturas múltiples
Al aplicar el cobro único sobre varias facturas, deberás seguir unos pasos específicos. Recuerda que el secreto aquí es mantener la documentación en orden y verificar cada detalle. Antes de iniciar, asegúrate de que los importes sean correctos y que todos los registros estén claros. Si llegas a cometer un error, como introducir un importe incorrecto durante el registro de cobro, será necesario anular o eliminar el pago. Este proceso puede ser tedioso, por lo que es recomendable evitar errores desde el principio.
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1 - Accediendo a la interfaz
Debemos acceder a facturas emitidas, para ello abrimos el menú ventas > histórico de ventas > Histórico de ventas (esta vista es para documentos fiscalizados emitidos, mientras que tickets solo son ventas sin fiscalizar, y cuando generemos una venta de un documento que no sea ticket ni factura, será en otros documentos).
2 - Explorando
En esta lista podemos encontrar diferentes estados:
- Facturado: El documento está fiscalizado.
- Con barra de color, todavía hay un pago pendiente.
- Cancelado: Factura anulada.
En este caso solo podremos hacer un pago cuando no esté cancelado y exista una barra.
3 - Selección múltiple
Del lado izquierdo de los registros, veremos que hay unas casillas cuadradas que podremos pulsar para hacer una selección múltiple.
4 - Botón de crear pago
Ya que tengamos las facturas en las que deseemos aplicar cobro, pulsaremos sobre el botón de la barra superior 'Crear pago masivo'. Es importante señalar que deben ser facturas sin finalizar el pago y que sean del mismo cliente, de otra forma, el sistema no nos permitirá avanzar.
5 - Registrando cobro
Al presionar el botón, nos abrirá una nueva ventana llamada 'Registrar cobro'.
En la parte superior aparecerán los importes de total, subtotal y restante.
Si deseamos pagar todo, podemos pulsar el botón 'Todo' y eso se agregará automáticamente en el espacio 'Importe (Peso méxicano)'.
Seleccionamos la fecha de cobro.
Escribimos un identificador para la referencia en los ingresos. Aquí podemos especificar los folios de las facturas, por ejemplo 'Factura 10, Factura 11, Factura 12', etc.
Seleccionamos un tipo de pago (y recomendamos tener cuidado porque dependerá de cómo se refleje ante el SAT).
Seleccionamos tipo de pago.
Escribimos el importe en caso de no haber seleccionado 'Todo'.
Luego veremos “Listado de registros para repartir importe”, esto quiere decir que podremos decidir como queremos repartir ese cobro entre las diferentes facturas en caso de que sea inferior al restante. Por defecto se van rellenando de la primera a la última factura.
Podemos agregar una imagen referencia si así lo deseamos.
Y listo. Cuando lo tengamos configurado pulsaremos en 'guardar' y se generará el ingreso.
6 - Yendo a realizar complemento de pago
Una vez lo tengamos veremos que el menú de navegación (el derecho) cambiará sus opciones, sin embargo nosotros vamos a dirigirnos al menú Finanzas > Ingresos y cobros > Todos los ingresos para poder realizar su complemento de pago.
7 - Generando Complemento de pago
Para emitir el complemento de pago pulsaremos sobre el comprobante que acabamos de generar, esto nos abrirá el menú de navegación con la opción “complemento de pago”. Una vez pulsemos, en cuestión de segundos se nos abrirá el documento PDF con firma de SAT para ser registrado.
