Este manual es la continuación de "Configurando tipos de actividad (sencillo)", en donde abordamos los aspectos básicos del formulario general. En esta segunda parte profundizaremos en las configuraciones avanzadas.
¿Para qué sirve?
Esta configuración permite personalizar de forma avanzada los tipos de actividad en Zendha, adecuándose a los procesos de tu operación. Desde aquí puedes definir el comportamiento del formulario, establecer automatizaciones, mostrar u ocultar campos relevantes y limitar su uso por usuarios o áreas específicas.
Pasos para realizar la configuración completa
1 -
Dirígete a: Configuración > Configuraciones operativas > Tipos de actividad.
2 - Pestaña General
Aquí llenarás los campos principales del tipo de actividad:
· Título y Estado: Elige un nombre y un estado diferente a 'Borrador' para activarlo.
· Disponibilidad: Define si se usará al crear, editar o avanzar.
· Prioridad y visibilidad: Selecciona prioridad, ícono, color y si será visible en sitio web.
3 - Aplicaciones de módulo (Pestaña General)
Selecciona el módulo donde aplicará esta actividad desde el listado disponible y añade una breve descripción que ayude a otros usuarios a entender su propósito.
4 - Configura los tiempos en Agenda (Pestaña General)
Establece los parámetros que ayudarán a controlar el tiempo y disponibilidad:
· Minutos reservados: Duración estimada de la actividad.
· Personas necesarias: Cuántos colaboradores se requieren para realizarla.
· Cantidad de actividades simultáneas: Ideal para espacios como consultorios, donde no deben cruzarse horarios.
· Minutos mínimos para cierre automático: Si deseas que la actividad se cierre de forma automática, indica cuántos minutos después debe hacerlo.
· Minutos para forzar cierre: Si quieres forzar el cierre tras cierto tiempo, indícalo aquí. Si no aplica, déjalo en cero.
· Días para recontacto: Define tras cuántos días deberías volver a contactar al cliente. Muy útil para seguimientos de cotizaciones o citas futuras.
5 - Configura el bloque de Precio de servicio (Pestaña General)
Este bloque te ayuda a asociar los costos y productos que intervienen en la actividad. Cuenta con tres pestañas:
· Todo: Incluye todos los productos de entrada y salida vinculados a la actividad, para tener un panorama completo.
· Ventas: Aquí puedes vincular productos o servicios que se van a cobrar.
Ejemplo: si eres médico, puedes registrar el costo fijo de tu consulta.
· Salidas: Lista de productos que saldrán del almacén.
Ejemplo: Si en una consulta usas insumos como gasas o jeringas, regístralas aquí para llevar control de inventario.
6 - Pestaña Formularios
En esta sección podrás definir cómo se comportaran los campos del formulario:
· Tratar como estado: Selecciona 'Sí', si deseas que este tipo de actividad actúe como un estado dentro de un proceso (por ejemplo: Sesión de depilación láser 1, Sesión de depilación láser 2, etc.).
· Localización: Aquí puedes indicar el lugar en el que se llevará a cabo la actividad (ejemplo: Cabina 1, Cabina 2).
· ¿Deseas alterar el formulario?: Marca 'Sí' si quieres personalizar qué campos serán visibles y/o editables.
7 -
En la parte inferior aparecerá la lista de todos los campos disponibles. Podrás elegir entre: mostrar, ocultar o establecer un valor por defecto, según convenga.
➝ Es importante tener cuidado al modificar estos campos, ya que pueden cambiar el comportamiento normal del formulario.
8 - Pestaña Limitación de uso
Desde aquí podrás establecer restricciones para el uso del tipo de actividad:
Cada bloque cuenta con un botón de acción. Haz clic en “Agregar el primer elemento”.
9 -
En la ventana que se abre, usa los tres puntos para seleccionar los usuarios, roles o grupos que tendrán acceso a este tipo de actividad.
10 - Pestaña Auto creación
Esta pestaña te permite automatizar la creación de nuevos registros cuando una actividad se marca como completada o cancelada.
11 - Bloque “En caso de salida por Completado”
Puedes configurar hasta 6 acciones automáticas.
· En cada acción, selecciona el módulo que se generará automáticamente. Ejemplo: Al completar una cita, se genera una orden de venta.
12 - Bloque “En caso de salida por Cancelado”
También puedes configurar hasta 6 acciones automáticas similares a las del bloque anterior.
➝ Las acciones configuradas en esta pestaña se ejecutan solo la primera vez que el registro se marca como completado o cancelado. Si se cambia el estado después, no volverán a ejecutarse.
13 - Campo IK de Vista a ejecutar al finalizar
Una vez que selecciones un módulo para crear automáticamente, este campo se actualizará. Su función es abrir directamente el registro que se haya generado.
Por ejemplo: Si al completar la actividad se genera una orden de venta, este campo abrirá automáticamente el formulario correspondiente.
Esto permite que el usuario vea y dé seguimiento inmediato al nuevo registro, agilizando el flujo de trabajo.
14 - Guarda tu configuración
Una vez finalizada la configuración en todas las pestañas, haz clic en Guardar. El tipo de actividad estará listo para utilizarse y reflejará todas las personalizaciones que realizaste.
