Registrar las comunicaciones y consultas es crucial para la eficiencia y organización empresarial.
Centralizar esta información mejora la trazabilidad, reduce errores, facilita la colaboración entre departamentos y optimiza la toma de decisiones. Además, permite un acceso rápido y fácil a la información histórica, evitando la pérdida de datos y facilitando el análisis para la mejora continua.
Al consolidar todas las interacciones con clientes, proveedores y empleados en un solo sistema, se evitan malentendidos, se facilita la colaboración y se construye una base de datos completa para el análisis y la mejora continua.
Paso a paso para generar un registro de manera correcta
1 -
Actividades > Comunicaciones y consultas > Nuevo.
2 - Se abrirá el formulario automáticamente
3 - Bloque General
· Fecha: Se llena en automático con la fecha y hora en que estás creando el registro.
· Canal de contacto: Selecciona el medio por el cual se dio la comunicación (ej. llamada, correo, etc.).
· Estado: Define en qué etapa o situación se encuentra esta comunicación.
· Tipo: Clasifica la interacción: llamada, reunión, correo, etc.
· Cliente o persona: Indica con quién se tuvo el contacto.
· Proyecto (opcional): Selecciona si la comunicación está ligada a un proyecto específico.
· Campaña (opcional): Vincúlalo a una campaña de ventas si aplica.
· Empleado: Es la persona usuaria que realizó la comunicación.
4 - Bloque Comunicación
· Da clic en el calendario para elegir la fecha de seguimiento.
5 -
· Elige una meta (opcional): Define el objetivo inicial de este contacto, si lo hay.
· Escribe un resumen: Describe brevemente el resultado de la conversación
6 - Detalles de la actividad
7 -
Da clic en 'Agregar primer elemento' para abrir la ventana de edición.
➝ Llena los comentarios o notas relevantes, puedes incluir más contexto o información importante.
8 - Guarda el registro
Al guardar, regresarás a la tabla con todos los registros previos.
9 - Consulta la tabla general
Verás columnas como ID, fecha, resumen, canal y estado.
➝ Al darle clic al registro, se desplegará el menú de navegación.
10 - Etiqueta de color (a la derecha)
Te indica de qué módulo proviene la comunicación.
