La creación de órdenes de venta es un paso fundamental en el proceso comercial de cualquier empresa. Este proceso no solo implica generar un pedido, sino también asegurar que las ventas y compras estén alineadas y sean fácilmente rastreables.
¿Qué es una orden de venta y por qué es importante?
Una orden de venta (también llamada pedido) es el documento donde se detallan los productos o servicios solicitados por un cliente, junto con las condiciones de entrega. Este registro permite:
- Tener claridad sobre lo que se vendió.
- Facilitar el trabajo entre ventas y logística.
- Analizar el comportamiento de las ventas con datos concretos.
Aspectos clave a tener en cuenta durante la creación de órdenes de venta
Es esencial que estés al tanto de los campos obligatorios al crear una orden de venta. En el sistema, solo se requieren dos datos: el cliente y la cesta de productos. Durante este proceso, el identificador juega un papel crucial. Este número es manual y ayuda a identificar las órdenes de manera rápida y sencilla entre múltiples listados.
El flujo de trabajo: ¿Qué sucede después de crear una orden de venta?
Una vez que guardes la orden, tendrás diferentes acciones disponibles. Si la orden es aprobada, estarás listo para avanzar hacia la facturación. Sin embargo, si la orden es rechazada, ten en cuenta que no podrás editarla nuevamente. En este caso, puedes hacer una copia de la orden y continuar desde ahí, comenzando el proceso de nuevo.
Consejos prácticos para una creación de órdenes de venta eficaz
- Sigue las nomenclaturas y estados del sistema para mantener coherencia.
- Asegúrate de que las notas que agregues sean pertinentes y publicables.
- Realiza copias de seguridad si la orden es extensa y compleja.
El secreto aquí es la organización. Mantener un registro pulcro permitirá que tanto tú como tus colegas puedan acceder y procesar información de manera eficiente en cualquier momento.
Pasos para crear una orden de venta de manera eficiente
1 -
Dirígete a: Ventas > Órdenes de venta.
2 - General
En este formulario llenarás los siguientes campos:
· Identificador manual: Puedes asignar un folio personalizado para identificar fácilmente la orden. Aun así, el sistema también asignará uno automático de forma consecutiva.
· Estado de la orden: Selecciona entre las opciones disponibles: Borrador, Activo, Confirmado o Cancelado.
· Campaña: Si la orden proviene de una campaña específica, asígnala aquí.
· Cliente: Selecciona al cliente correspondiente.
· Tipo de cotización: Clasifica la orden según el tipo de evento o necesidad.
· Línea de negocio: Indica manualmente el área comercial a la que pertenece.
· Fechas clave: Establece la fecha de emisión de la orden y, si lo necesitas, una fecha para volver a contactar al cliente.
· Metadatos de prospección: Define el tipo de prospección y el nivel de interés.
· Responsables: Puedes asignar hasta 5 empleados encargados de esta orden.
3 - Notas, Avisos y Descripciones
Aquí puedes agregar información adicional que complemente el proceso, como necesidades específicas o detalles relevantes.
Si la orden es rechazada, deberás seleccionar una razón de rechazo (desde una lista predefinida) y explicar el motivo en el campo de descripción. Esta información servirá para análisis posteriores.
4 - Propuesta
En esta sección se agregan los productos o servicios que forman parte de la orden. Puedes seguir los mismos pasos descritos en el apartado Trabajando en una cuenta para llenar esta parte correctamente.
5 - Condiciones de Pago
En este campo puedes indicar si la orden de venta tiene una condición de pago específica.
6 - Guardar
Una vez completada toda la información, da clic en el botón 'Crear'. La orden quedará registrada y la podrás consultar desde el menú correspondiente.
