La gestión adecuada de los documentos de compra es un aspecto crucial para el buen funcionamiento financiero de cualquier empresa. Hacerlo correctamente ayuda a mantener el orden, evitar errores y facilitar muchas tareas contables y operativas.
¿Qué es el registro de documentos de compra?
Registrar un documento de compra es guardar de forma ordenada y precisa la información de una factura, comprobante que un proveedor emite. Este registro no es solo para tenerlo en físico o digital, sino para asegurar que los datos ingresados al sistema coincidan con lo real. Un pequeño error puede causar problemas en los reportes financieros o confusiones con los pagos.
¿Para qué sirve?
- Control Financiero: Ayuda a llevar un control efectivo de las cuentas por pagar y evita gastos innecesarios.
- Auditorías: Facilita la realización de auditorías internas y externas, proporcionando un registro claro de las transacciones.
- Relación con Proveedores: Mejora la comunicación y la relación con los proveedores al mantener un control riguroso de los pagos pendientes.
- Gestión de Inventarios: Contribuye a una mejor gestión de inventarios al asociar los productos adquiridos con sus respectivas facturas.
Consideraciones clave antes de iniciar
- Es vital que los datos ingresados en el sistema coincidan con los de la factura física.
- No hay margen para errores, ya que cualquier discrepancia puede llevar a problemas contables.
- Los documentos deben ser fiscalizados, evitando cargas innecesarias a la empresa por gastos no contabilizados.
- La validez de un documento de compra depende de que exista una factura, independientemente de su aprobación por parte de otros departamentos dentro de la empresa.
Conoce los pasos a seguir para un registro eficaz
1 -
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2 - Creando un Nuevo Documento de Compra
Haz clic en' Nuevo'. De inmediato se abrirá un formulario para registrar la factura o comprobante recibido del proveedor.
➝ Comienza con el llenado de la pestaña 'General'.
3 - Asignación de campos obligatorios.
Recuerda que los datos obligatorios están marcados con un asterisco (*), comienza por:
· Identificador: Para encontrarlo rápidamente.
· Proveedor: Puedes hacerlo por búsqueda rápida o usando los tres puntos para desplegar el catálogo.
· Estado: Selecciona en qué punto se encuentra.
· Fecha de compra: Fecha en que se recibió el documento de compra.
4 - Asignación del Tipo de Documento
Selecciona el tipo de documento que estás registrando (por ejemplo: factura).
A continuación, llena los siguientes campos:
· Tipo de gasto.
· Tipo de documento.
· Número de documento emitido por el proveedor.
· Recordatorio para la renovación.
5 - Bloque Organización
En este bloque se definen los datos organizacionales relacionados con la compra. Deberás completar los siguientes campos:
· Línea, área o unidad de negocio: Indica el centro de gasto al que se vinculara esta compra.
· Centro / Sede / Sucursal: Selecciona la sucursal o centro de trabajo en el que se aplicará esta compra.
· Departamento: Define qué departamento está solicitando o gestionando esta compra.
· Empleado: Asigna al empleado responsable de ejecutar o registrar la compra.
· Notas internas: Campo libre para registrar cualquier observación interna relacionada con la operación.
6 - Bloque Productos
Aquí seleccionaras los productos que aparecen en la factura. El sistema te permite hacerlo de tres maneras:
· Búsqueda directa: Escribe el nombre del producto en la caja de búsqueda.
· Agregar nuevo producto: Si el producto no está en el catálogo, haz clic en el símbolo '+' para crearlo desde cero.
· Catálogo completo: Pulsa los tres puntos para explorar el catálogo completo y seleccionar el producto correspondiente.
7 - Bloque Importación
Marca esta casilla si la compra está relacionada con una importación. Si no es así, omite este paso.
8 - Bloque Importes
Completa todos los campos financieros relacionados con el documento.
· Divisa: Indica la moneda en la que fue emitido el documento (por defecto es MXN, pero puede cambiarse).
· Subtotal y total: Asegúrate de que coincidan con lo indicado en la factura.
· Impuestos
9 - Bloque Amortización y Documentos
Si aplica amortización del activo, selecciona la casilla. Si no es así, omite este paso.
En la sección documentos añade: Factura en PDF y Factura electrónica (XML o CFDI).
10 - Pestaña Gastos Subyacentes
Se compone de dos bloques:
· Lotes: Selecciona los lotes y stock de productos correspondientes si esta compra repercutió en forma de reparaciones, recuperaciones o rescates de adquisiciones anteriores.
· Activos: Selecciona los activos correspondientes si esta compra repercutió en forma de reparaciones, recuperaciones o rescates de activos (tangibles o intangibles) de la empresa.
Da clic en Agregar el primer elemento para buscar y vincularlos.
11 - Guardar Documento
Una vez revisado todo, haz clic en 'Guardar registro'. Con esto, el documento de compra quedará correctamente registrado en el sistema.
