La gestión adecuada de los documentos de compra es un aspecto crucial para el buen funcionamiento financiero de cualquier empresa. Aunque pueda parecer un proceso sencillo, cada paso requiere atención al detalle y precisión para evitar errores costosos. A continuación, exploraremos el ejercicio de registro de documentos de compra, su importancia, y los pasos necesarios para llevarlo a cabo de manera efectiva.
Descubre qué significa el registro de documentos de compra
El registro de documentos de compra se refiere al proceso mediante el cual se documentan y organizan las facturas y otros documentos relacionados con las adquisiciones realizadas por una empresa. Cada vez que tu empresa recibe un producto o servicio, el proveedor emite una factura que debe ser registrada adecuadamente para mantener el control financiero. Este proceso no solo implica la creación de un archivo físico o digital, sino que también exige que cada dato ingresado sea preciso, pues cualquier error puede desencadenar problemas contables serios.
Entiende la utilidad del registro de documentos de compra
Registrar documentos de compra sirve para varios propósitos esenciales:
- Control Financiero: Ayuda a llevar un control efectivo de las cuentas por pagar y evita gastos innecesarios.
- Auditorías: Facilita la realización de auditorías internas y externas, proporcionando un registro claro de las transacciones.
- Relación con Proveedores: Mejora la comunicación y la relación con los proveedores al mantener un control riguroso de los pagos pendientes.
- Gestión de Inventarios: Contribuye a una mejor gestión de inventarios al asociar los productos adquiridos con sus respectivas facturas.
No te pases por alto las consideraciones indispensables
Al realizar el registro de documentos de compra, ten en cuenta lo siguiente:
- Es vital que los datos ingresados en el sistema coincidan con los de la factura física.
- No hay margen para errores, ya que cualquier discrepancia puede llevar a problemas contables.
- Los documentos deben ser fiscalizados, evitando cargas innecesarias a la empresa por gastos no contabilizados.
- La validez de un documento de compra depende de que exista una factura, independientemente de su aprobación por parte de otros departamentos dentro de la empresa.
Conoce los pasos a seguir para un registro eficaz
Registrar de forma eficiente los documentos de compra requiere seguir un proceso sistemático. Aquí van algunas recomendaciones:
- Asegúrate de tener el número correcto de la factura y verifica que el proveedor esté asociado a la misma.
- Revisa los subtotales y totales con insistencia para garantizar que concuerden con los de la factura original.
- Utiliza el sistema para cargar documentos de compra a través de CFDIs, facilitando así el ingreso de datos automáticos.
- Si detectas que ya hay una factura registrada para ese proveedor, aclara la situación antes de proceder para evitar duplicidades.
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1 - Accediendo al Menú de Documentos de Compra
Para acceder al menú de documentos de compra, lo primero que debemos hacer será pulsar en compras y desde aquí en 'documentos de compra'. En este menú nos encontraremos las siguientes opciones: Nueva compra, Compras en proceso, Documentos fiscales, Notas de compra, Subir factura electrónica.
2 - Creando un Nuevo Documento de Compra
Al pulsar sobre nueva compra, nos abrirá un formulario para que registremos la compra o factura que recibimos desde nuestro proveedor. Es muy importante rellenar este formulario de la forma más exacta posible, dado que como tendrá un impacto en la contabilidad, un rellenado incorrecto pudiera tener implicaciones en las operaciones y presentaciones contables.
3 - Asignación de Proveedor y Fecha
En el primer campo buscaremos el proveedor que deseamos asignar, esto lo podemos realizar ya sea en búsqueda rápida o pulsando sobre los 3 puntos. En el segundo campo rellenaremos la fecha que recibimos el documento de compra.
4 - Asignación del Tipo de Documento y Datos de Pago
En el tercer campo asignaremos el tipo de documento, estos serán los que generamos en la configuración, la elección la haremos de acuerdo con donde impactará, si es una factura elegiremos factura, pero en caso de que sea otro tipo de documento, seleccionaremos el documento correspondiente. En los siguientes campos, escribiremos el número de documento emitido, seleccionaremos el tipo de pago en caso de que corresponda a un pago en única exhibición, y por último el tipo de gasto.
5 - Asignación de Organización y Estado de la Compra
En el bloque de organización seleccionaremos la línea de negocio -si la hubiera- en la que impactará la compra, a que sucursal impactará y el estado de la compra. Tenemos 3 posibles estados de compra: Abierto, Cerrado pero requiere verificación, Cerrado y no admite cambios.
6 - Registro de Productos de Compra
En el bloque de productos seleccionaremos los productos que corresponden a la factura de compra, para registrar los productos de compra tenemos 3 opciones: Realizando una búsqueda en la caja del buscador, Pulsando sobre el símbolo + para agregar un registro no creado en el catálogo, Pulsando sobre los 3 puntos y buscando en el catálogo en producto que deseemos agregar.
7 - Edición de Productos y Guardado del Documento
En cualquiera de los 3 casos, podremos editar los productos en línea, modificando el almacén, producto o cantidad. Repetiremos este paso hasta agregar todos los productos necesarios. Posteriormente en los importes, rellenaremos la divisa, subtotal, total, los impuestos que corresponden y cuanto hemos pagado del documento. Cuando tengamos todo pulsaremos en guardar, y ya habremos registrado el documento en el sistema.
