Optimiza tus compras con la orden de compra manual
¿Te has preguntado cómo gestionar de manera efectiva las compras en tu empresa? La orden de compra manual es una herramienta esencial que te permite formalizar la adquisición de bienes y servicios, garantizando que todo el proceso sea claro y organizado. En este artículo, exploraremos qué es una orden de compra manual, para qué sirve, consideraciones importantes y los pasos a seguir para crearla. Te invito a que sigas leyendo y descubras cómo mejorar el flujo de trabajo en tu negocio.
Entendiendo qué es una orden de compra manual
La orden de compra manual es un documento que se utiliza para solicitar productos o servicios a un proveedor de manera formal. A diferencia de las órdenes generadas automáticamente a partir de un sistema, la manual se completa a mano o mediante un formulario digital, según la necesidad del momento. Este tipo de orden se utiliza principalmente cuando la empresa tiene situaciones específicas, como tener un contrato vigente con un proveedor que ya establece condiciones claras de precio y cantidad.
La importancia de la orden de compra manual en tu negocio
La orden de compra manual sirve para múltiples propósitos que van más allá de la simple solicitud de productos:
- Establece un compromiso formal con el proveedor.
- Facilita el control de gastos y presupuestos.
- Provee un registro claro en caso de disputas o aclaraciones.
- Asegura la estructura y proceso en la adquisición de bienes y servicios.
Además, la orden de compra manual ayuda a prevenir errores que pueden surgir de solicitudes informales, garantizando así que todos los involucrados estén en la misma página.
Consideraciones clave al generar una orden de compra manual
Es fundamental tener en cuenta algunos aspectos al crear una orden de compra manual:
- Una vez que la orden ha sido emitida, no se debe modificar, dado que podría ya haber sido enviada al proveedor.
- Si hay cambios en las cantidades disponibles por parte del proveedor, es esencial decidir si continuamos con la orden original o generamos una nueva para ajustar las cantidades.
- Recuerda que el precio en la orden debe coincidir con lo acordado en la cotización. Si hay un cambio en el precio, se debe gestionar como una modificación formal de la orden.
Pasos para realizar una orden de compra manual eficaz
Crear una orden de compra manual puede parecer sencillo, pero hay pasos que debes seguir para asegurarte de que todo se maneje correctamente. A continuación, te menciono los puntos básicos a seguir:
- Identifica el producto o servicio a adquirir y anotado en la orden.
- Verifica el contrato o acuerdo de precio con el proveedor.
- Completa todos los detalles de la operación, como cantidades y plazos de entrega.
- Envía la orden al proveedor y guarda un registro de la comunicación.
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1 - Accediendo al Menú de Órdenes de Compra
Para acceder al menú de órdenes de compra iremos al menú de compras y desde aquí a órdenes de compra. En este menú encontraremos las siguientes opciones: Nueva orden, Todas las peticiones, Peticiones abiertas, Peticiones cerradas, Documentos convertidos.
2 - Generación Manual de una Orden de Compra
Como vimos en el anterior apartado, también podremos generar una orden de compra desde las requisiciones. Pero en este caso nos centraremos en la generación manual desde el formulario de 'nueva orden'. Una vez se abra la vista nos encontraremos un formulario monopestaña con toda la información necesaria.
3 - Asignación de Datos Imperativos
En este caso podremos asignar algunos datos imperativos como la fecha de la orden, proveedor y listado de productos. Asignaremos todos los campos, e iremos para abajo para los productos.
4 - Generación de la Tabla de Productos
Iremos al bloque de productos y daremos clic a los tres puntitos.
5 - Eligiendo producto
Una vez en la cesta elegiremos un producto para que cambie la ventana.
6 - Cantidad y unidad
Elegiremos cantidad y unidad de la orden de compra, más el precio de compra.
7 - Verificando
Se irán abonando los productos que carguemos en la orden, los precios subtotal y total se cargarán automáticamente. Si sale alguno en cero es porque tal vez alguna compra se registró con precio 0, de cualquier forma puede cambiarlo de forma manual.
8 - Condiciones de pago
Agregamos condiciones de pago y los datos que nos hagan falta, así como el transporte en caso de necesitarlo.
9 - Guardando.
Tras agregar todos los registros que necesitamos, pulsaremos el botón guardar y ya se habrá generado la orden de compra. En caso de tener un correo automatizado, podremos notificar directamente al proveedor.
10 - Menú de navegación.
Una vez guardado, se abrirá el menú de navegación donde podremos emitir el documento pdf “Orden de compra” y enviar por email con “nueva orden de compra”.
