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¿Qué es una orden de compra manual?
Es un documento que se utiliza para solicitar productos o servicios a un proveedor de manera formal. A diferencia de las órdenes automáticas, esta se llena manualmente (ya sea en papel o desde el sistema), y se usa sobre todo cuando ya existe un acuerdo previo con el proveedor.
¿Para qué sirve?
- Formaliza el compromiso con el proveedor.
- Ayuda a controlar presupuestos y evitar gastos fuera de lo planeado.
- Deja un registro claro para consultas o aclaraciones.
- Asegura que todos sigan el mismo proceso.
Consideraciones clave al generar una orden de compra manual
- Una vez que la orden ha sido emitida, no se debe modificar, dado que podría ya haber sido enviada al proveedor.
- Si hay cambios en las cantidades disponibles por parte del proveedor, es esencial decidir si continuamos con la orden original o generamos una nueva para ajustar las cantidades.
- Recuerda que el precio en la orden debe coincidir con lo acordado en la cotización. Si hay un cambio en el precio, se debe gestionar como una modificación formal de la orden.
Pasos para realizar una orden de compra manual eficazâ
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1 -
Dirígete a: Compras > Órdenes de compra.
2 - Generación Manual de una Orden de Compra
Aunque puedes generar una orden desde una requisición previa, en este caso nos enfocaremos en crearla manualmente desde el botón 'Nuevo'.
Al hacerlo, se abrirá un formulario donde ingresaras toda la información necesaria.
3 - Asignación de Datos Imperativos
Completa los campos clave: fecha de la orden, proveedor y la lista de productos.
4 - Generación de la Tabla de Productos
En la sección de productos, haz clic en los tres puntos para abrir la selección.
5 - Eligiendo producto
Dentro del catálogo, elige el producto que deseas incluir.
Al seleccionarlo, se actualizará la vista.
6 - Cantidad y unidad
Ingresa la cantidad, la unidad de medida y el precio de compra correspondiente.
7 - Verificando
Conforme agregues productos, el sistema calculará automáticamente los subtotales y el total.
➝ Si alguno aparece en $0, es posible que se haya registrado sin precio; puedes corregirlo manualmente.
8 - Condiciones de pago
Agrega las condiciones de pago y otros datos relevantes como el tipo de transporte (si aplica).
9 - Guardando.
Cuando toda la información esté lista, haz clic en Guardar. Si tienes habilitado el correo automático, el proveedor recibirá una notificación al instante.
10 - Menú de navegación.
Después de guardar, se activará el menú de navegación, donde podrás:
· Generar un PDF de la orden.
· Enviarla por correo electrónico usando el botón 'Nueva orden de compra'.
