Explorando la Gestión de Productos Bajo Límite en Requisiciones de Compra
La gestión de productos bajo límite en requisiciones de compra es un aspecto crucial para el funcionamiento eficiente de cualquier organización. Este proceso no solo optimiza el manejo de recursos, sino que también establece un flujo de comunicación efectivo entre las empresas y sus proveedores. Si te dedicas a la administración de compras o al manejo de inventarios, comprender este concepto es esencial para asegurar la disponibilidad de productos mientras se mantienen los costos bajo control.
Entendiendo la Gestión de Productos Bajo Límite
La gestión de productos bajo límite se refiere a la práctica de monitorear y administrar los niveles de inventario para evitar la falta de stock de productos críticos. Esto implica establecer un límite mínimo de existencia. Cuando el inventario de un producto cae por debajo de este límite, se genera automáticamente una requisición de compra para reabastecerlo.
El secreto aquí es que los números que ves en el sistema no reflejan necesariamente existencias individuales, sino sumatorias. Por ejemplo, puedes necesitar 30 unidades de un producto; esto puede significar que hay varias requisiciones que suman ese total. Tener claridad sobre este concepto te permitirá hacer un seguimiento más preciso y eficiente.
La Importancia de este Proceso en tu Empresa
Esta práctica es útil por varias razones:
- Prevención de desabastecimientos: Garantiza que nunca te quedes sin productos críticos.
- Optimización de costos: Ayuda a evitar compras urgentes y a menudo más costosas.
- Fluidez en las operaciones: Permite una mejor planificación en la producción y entrega de bienes.
¿Te imaginas cómo se vería tu día a día si no tuvieras que preocuparte por el desabastecimiento? La gestión adecuada de productos bajo límite te permite enfocarte en aspectos más estratégicos de tu trabajo.
Consideraciones Clave para la Implementación
Existen varias consideraciones que debes tener en cuenta al implementar este sistema:
- Los datos que aparecen en el sistema son en el momento en que se abre la ventana de consulta. Cualquier cambio posterior no se reflejará hasta que se actualice.
- Es vital establecer canales de comunicación claros con los proveedores. De esta manera, podrás saber si tienen los productos disponibles o si existe alguna brecha en el suministro.
- Es importante configurar notificaciones automáticas para alertarte cuando los niveles de stock lleguen a un límite crítico.
Recuerda que la comunicación es clave. Si tienes problemas al contactar a un proveedor, eso puede crear complicaciones. La mejor práctica es tener políticas internas claras para asegurar que todos en la empresa sepan cómo actuar en estas situaciones.
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1 - Accediendo a Productos Bajo Límite
Para acceder a la vista de productos bajo límite, iremos al menú comprar, posteriormente requisiciones de compra y desde aquí 'Productos bajo límite'. Tras acceder nos llevará a una vista separada en columnas por proveedor. Cada proveedor tendrá bajo su nombre los productos que hace falta adquirir. Es importante señalar que solo aparecerán los proveedores que tengan productos bajo límite.
2 - Cálculo de Datos de Productos Bajo Límite
Antes de abordar esta vista, deberemos entender de donde salen los datos para los cálculos de la vista: Cantidad total de productos en almacén principal de almacén, Cantidad total de productos en almacén de reserva, Stock mínimo de productos que se configura en el formulario de cada registro, Requisiciones de compra aprobadas, Ordenes de compra sin tratar. En todo momento tendremos de donde sale cada unidad, para que podamos tomar las decisiones adecuadas respecto a la generación de órdenes de compra.
3 - Visualización de Productos Bajo Límite
Una vez en la vista de columnas, veremos que cada registro está metido en una caja y nos dirá cuantas unidades de producto hay en cada tipo de almacén o requisición. Disponible: Productos disponibles en almacén y pueden ser usados. En reserva: Productos reservados en ordenes de pedido o cotizaciones. Debe: Productos que debiera haber en almacén de acuerdo con las configuraciones de producto. Requeridos: Unidades de producto requeridas en requisiciones de compra. En orden de compra: Unidades en ordenes de compra todavía no compradas.
4 - Seleccionando Productos para Orden de Compra
Para seleccionar los productos que deseamos agregar a la orden de compra, marcaremos los checkbox de los registros que deseemos agregar y modificaremos las unidades que deseamos agregar. Podremos seleccionar los productos que deseemos, incluso aún si estos no pertenecen al mismo proveedor.
5 - Preparando el Pedido
Una vez tengamos los productos seleccionados, pulsaremos el botón inferior 'Preparar pedido', y el sistema nos mostrará un modal con una vista previa de la acción que vamos a realizar, en este sentido en la parte superior se seleccionará el proveedor más prominente en el pedido, bajo el se listará los productos que seleccionamos y nos dará un costo tentativo de acuerdo con la última compra realizada.
6 - Asignación de Unidades a Requisiciones
Bajo el importe tentativo aparecerán todas las requisiciones de compra que requirieron los productos de la lista, aquí podremos seleccionar como se irán descontando. Por ejemplo, si tenemos 2 ordenes de compra, y una nos pidió 20 unidades de un producto y otra 10, y la orden de compra que vamos a generar contiene 15 unidades, podríamos asignarlas, por ejemplo 10 a la primera requisición y 5 a la segunda. Esto nos permitirá tener control individualizado a los productos de requisiciones de compra.
7 - Generando la Orden de Compra
Cuando hayamos realizado el reparto de las unidades, pulsaremos el botón de 'continuar' para generar la orden de compra de forma automática.
