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La gestión de productos bajo límite en requisiciones de compra es un aspecto crucial para el funcionamiento eficiente de cualquier organización. Este proceso no solo optimiza el manejo de recursos, sino que también establece un flujo de comunicación efectivo entre las empresas y sus proveedores.
¿Qué es la gestión de productos bajo límite?
Es una forma de asegurarnos de que nunca falten productos importantes. El sistema revisa constantemente el inventario, y cuando detecta que un producto bajó del nivel mínimo establecido, genera una requisición automática para reabastecerlo.
La Importancia de este Proceso en tu Empresa
- Prevención de desabastecimientos: Garantiza que nunca te quedes sin productos críticos.
- Optimización de costos: Ayuda a evitar compras urgentes y a menudo más costosas.
- Fluidez en las operaciones: Permite una mejor planificación en la producción y entrega de bienes.
Consideraciones Clave para la Implementación
Existen varias consideraciones que debes tener en cuenta al implementar este sistema:
- Los datos que aparecen en el sistema son en el momento en que se abre la ventana de consulta. Cualquier cambio posterior no se reflejará hasta que se actualice.
- Es vital establecer canales de comunicación claros con los proveedores. De esta manera, podrás saber si tienen los productos disponibles o si existe alguna brecha en el suministro.
- Es importante configurar notificaciones automáticas para alertarte cuando los niveles de stock lleguen a un límite crítico.
Pasos para conocer la vista
1 -
Dirígete a: Compras > Productos bajo límite de stock.
Verás una vista organizada por columnas, donde cada proveedor aparece solo si tiene productos por debajo del stock mínimo.
➝ Bajo su nombre, se listan los artículos que necesitan reabastecimiento.
2 - Cálculo de Datos de Productos Bajo Límite
Antes de revisar la vista, es importante saber de dónde provienen los datos:
· Cantidad total en almacén principal y de reserva.
· Stock mínimo (definido en el formulario del producto).
· Requisiciones de compra aprobadas.
· Órdenes de compra pendientes.
Esto permite entender qué unidades están disponibles, en tránsito o pendientes, para tomar mejores decisiones de compra.
3 - Visualización de Productos Bajo Límite
Cada producto se muestra en un recuadro con datos clave:
· Disponible: Productos listos en almacén.
· En reserva: Asignados a pedidos o cotizaciones.
· Debe: Lo que debería haber según la configuración.
· Requeridos: Solicitados en requisiciones.
· En orden de compra: Incluidos en órdenes aún no procesadas.
4 - Seleccionando Productos para Orden de Compra
Para armar tu orden, selecciona los productos marcando las casillas. Puedes editar la cantidad deseada y, si lo necesitas, agregar productos de distintos proveedores sin problema.
5 - Preparando el Pedido
Después de seleccionar los productos, da clic en ‘Preparar pedido’.
Aparecerá un resumen: en la parte superior verás el proveedor principal y debajo los productos elegidos, junto con un costo estimado, basado en la última compra registrada.
6 - Asignación de Unidades a Requisiciones
Debajo del resumen, verás las requisiciones que solicitaron esos productos. Aquí decides cómo se reparten las unidades.
Ejemplo: Si tienes 15 unidades para dos requisiciones (una pide 10 y otra 20), puedes asignar 10 a la primera y 5 a la segunda. Esto te da un control más preciso sobre lo que se atiende en cada solicitud.
7 - Generando la Orden de Compra
Una vez que asignaste las unidades, haz clic en ‘Continuar’ para que el sistema genere automáticamente la orden de compra.
