¿Qué es una requisición de compra?
Es una solicitud interna que cualquier empleado autorizado puede generar para pedir productos o servicios. No es una compra directa, sino una forma de avisar que se necesita algo de forma interna en la organización. Esta solicitud debe ser revisada y aprobada antes de pasar a la siguiente etapa del proceso.
¿Para qué sirve dentro del sistema?
Las requisiciones de compra juegan un papel fundamental en la gestión de recursos de una empresa. Sirven para:
- Registrar formalmente las necesidades de compra de diferentes departamentos.
- Asegurar que las solicitudes sean revisadas y aprobadas adecuadamente.
- Facilitar el control del gasto mediante la creación de un historial de requisiciones y su estado (aprobadas, rechazadas, etc.).
- Optimizar el proceso de compra, desde la identificación de necesidades hasta la conversión en órdenes de compra.
¿Quién puede hacer requisiciones?
No todas las personas pueden hacer requisiciones de compra. Esto dependerá de las políticas internas de cada empresa. Por lo general, se recomienda establecer dos tipos de roles:
- Empleados que tienen acceso para realizar requisiciones.
- Empleados que no tienen este acceso y deben solicitarlo a través de un superior.
Si bien Zendha Core permite la creación de roles específicos para gestionar estas autorizaciones, es fundamental brindar formación sobre cómo utilizar esta función. Recordemos que, aunque un empleado haga una requisición, esta debe ser aprobada, convirtiéndose el proceso en un filtro para mantener el control del gasto.
Pasos para implementar requisiciones de compra (introducción)
1 -
Dirígete a: Compras > Requisiciones de compra.
2 - Creando una Nueva Requisición
Para generar una nueva solicitud/requisición, haz clic en Nueva requisición.
El sistema te llevará a un formulario donde podrás capturar los detalles.
3 - Bloque General
Al crear una requisición, llena los siguientes campos clave:
· Fecha requerida: Cuándo necesitas el producto.
· Prioridad: Qué tan urgente es.
· Centro y departamento de entrega: Dónde se debe recibir.
· Empleado solicitante: Quién solicita.
· Estado: Visible solo si tienes permisos.
4 - Bloque solicitud
Verás una tabla donde puedes añadir los productos que deseas solicitar. Solo se pueden agregar artículos disponibles en el catálogo, ya sean productos vendibles o no.
➝ Haz clic los tres puntos (de lado derecho) para buscar el producto, indicar la cantidad requerida y añadirlo a la lista.
5 - Bloque Anotaciones
Aquí explicas por qué estás solicitando la compra, puedes agregar comentarios o aclaraciones que faciliten su aprobación.
6 - Guardar la Requisición
Una vez que hayas agregado todos los productos necesarios, pulsa 'Guardar' para registrar la requisición.
Mientras no haya sido aprobada o rechazada, podrás hacer cambios en cualquier momento.
7 - Comprobación
Una vez que hayas registrado todos los datos, regresa a la vista general de requisiciones. Ahí podrás ver la última que guardaste. Al seleccionarla, se activarán nuevas opciones en el menú lateral.
8 - Botón Procesar la Requisición
Aquí puedes convertirla fácilmente en una cotización o en una orden de compra, según lo que necesites hacer a continuación.
