Utilización de Requisiciones de Compra en Zendha Core
¿Te has preguntado alguna vez cómo optimizar el proceso de compra dentro de tu empresa? Las requisiciones de compra en Zendha Core son una herramienta clave que puede ayudarte a gestionar de manera eficiente tus necesidades de adquisición. En este artículo, exploraremos en detalle qué son, para qué sirven y qué consideraciones debes tener al utilizarlas.
Descubre qué es una requisición de compra
Una requisición de compra es un registro interno que un empleado realiza para solicitar la compra de bienes o servicios. A través de esta herramienta, puedes formalizar tu necesidad de adquirir productos, sin embargo, es importante notar que este proceso no implica una orden directa hacia el proveedor. Más bien, actúa como un aviso interno que debe ser aprobado antes de proceder con la compra.
Para qué sirve la requisición de compra en Zendha Core
Las requisiciones de compra juegan un papel fundamental en la gestión de recursos de una empresa. Sirven para:
- Registrar formalmente las necesidades de compra de diferentes departamentos.
- Asegurar que las solicitudes sean revisadas y aprobadas adecuadamente.
- Facilitar el control del gasto mediante la creación de un historial de requisiciones y su estado (aprobadas, rechazadas, etc.).
- Optimizar el proceso de compra, desde la identificación de necesidades hasta la conversión en órdenes de compra.
Imagínate a Juan, gerente de un departamento, quien necesita suministros para su equipo. Al crear una requisición de compra, Juan no solo formaliza su solicitud, sino que también carga a su supervisor con la responsabilidad de revisar y aprobar esta petición, asegurando así una toma de decisiones más controlada.
Consideraciones para gestionar requisiciones de compra
No todas las personas pueden hacer requisiciones de compra. Esto dependerá de las políticas internas de cada empresa. Por lo general, se recomienda establecer dos tipos de roles:
- Empleados que tienen acceso para realizar requisiciones.
- Empleados que no tienen este acceso y deben solicitarlo a través de un superior.
Si bien Zendha Core permite la creación de roles específicos para gestionar estas autorizaciones, es fundamental brindar formación sobre cómo utilizar esta función. Recordemos que, aunque un empleado haga una requisición, esta debe ser aprobada, convirtiéndose el proceso en un filtro para mantener el control del gasto.
Pasos para implementar requisiciones de compra (introducción solo)
Existen pasos claros que debes seguir para gestionar eficazmente las requisiciones de compra en Zendha Core. Estos pasos te ayudarán a transformar necesidades reales en órdenes de compra reales, creando una experiencia fluida para todos los involucrados.
â
1 - Accediendo a Requisiciones de Compra
Para acceder a las requisiciones, pulsaremos en compras, requisiciones de compra y accederemos al menú. En el menú podremos ver las requisiciones en diferentes estados, así como crear una nueva requisición.
2 - Estados de las Requisiciones
Dentro del menú encontraremos: Peticiones de compra sin aprobar: Son las peticiones pendientes por ser aprobadas por la organización. Al acceder a la tabla nos encontraremos un selector a la derecha de cada registro para aprobar o rechazar la petición. Peticiones de compra rechazadas: Listado de las requisiciones del equipo rechazadas en el tiempo. Peticiones de compra aprobadas: Listado de las requisiciones del equipo aprobadas y no tratadas.
3 - Creando una Nueva Requisición
En cualquier caso, para generar una nueva requisición, pulsaremos en 'Nueva requisición', donde nos llevará a un formulario.
4 - Formulario de Nueva Requisición
Lo primero será escribir la razón de la petición de compra, esto es porqué el usuario está requiriendo una determinada compra. Bajo el campo de texto, hay un campo que corresponde al estado, este campo solo lo veremos en caso de que tengamos el permiso adecuado.
5 - Agregando Productos a la Requisición
Por último, nos encontramos una tabla donde asignaremos todos los productos que deseamos requerir. Es importante señalar que solo podremos requerir elementos del catálogo, ya sean vendibles o no. Podremos asignar los productos que deseamos registrar pulsando 'Agregar el primer elemento', y en la ventana modal buscaremos el producto que deseamos agregar y la cantidad que requerimos.
6 - Guardando la Requisición
Tras agregar todos los registros que necesitamos, pulsaremos el botón guardar y ya se habrá generado la requisición de compra. Mientras la requisición no está aprobada o rechazada siempre tendremos oportunidad de realizar modificaciones sobre el registro.
