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¿Qué es la facturación y transferencia de cotizaciones?
Es el proceso que permite convertir una cotización en un pedido formal, lo que significa que el cliente y la empresa están de acuerdo con los términos ofrecidos. No es solo duplicar información, es transformar una propuesta en un compromiso formal.
¿Para qué sirve este proceso?
El objetivo de convertir cotizaciones en órdenes de venta es facilitar la formalización de acuerdos comerciales. Esto permite que ambas partes tengan un documento claro y válido que respalde la transacción. Es útil para:
- Establecer un marco claro de lo que se acordó.
- Facilitar la gestión del inventario y los recursos.
- Proveer un calendario de pagos, asegurando la viabilidad financiera.
Aspectos importantes a considerar antes de la conversión
Antes de convertir una cotización en una orden de venta, hay ciertas consideraciones a tener en cuenta. Estas son esenciales para garantizar que el proceso se realice sin inconvenientes:
- La cotización debe ser válida comercialmente, tanto para el cliente como para la empresa.
- Es necesario que la cotización haya sido aprobada por ambas partes antes de proceder.
- Si existe algún error o restricción, aparecerá en el sistema. Debes leer y entender el mensaje que te proporciona el software.
¿Qué información se transfiere en la conversión?
Cuando haces la conversión, se copian los siguientes datos:
- Identificador de la cotización.
- Descripciones y notas relevantes.
- Datos del cliente.
- Importes, que son cruciales para la transacción.
Lo que no se transfiere son los metadatos de la cotización, como quién la creó o cuándo fue editada. Esta información se genera de nuevo en el pedido.
Ten en cuenta que, una vez que una orden ha sido transferida, no podrás revertirla. La única opción será eliminar la orden o cancelarla.
Pasos para llevar a cabo la conversión de cotizaciones
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1 - Genera tu cotización
Dirígete a: Ventas > Cotizaciones.
Genera una cotización con los pasos vistos previamente para comenzar.
2 - Localiza tu cotización
Una vez creada la cotización, se mostrará automáticamente en la tabla de cotizaciones.
Desde ahí podrás visualizar todas las que has generado.
➝ Selecciona la cotización que deseas trabajar.
3 - Convierte la cotización en orden de venta
Da clic en 'Convertir Cotización'.
Cuando se abra la ventana emergente, elige la opción Convertir en OV (Orden de Venta).
➝ El sistema te notificará que la orden fue creada y te llevará al módulo correspondiente.
4 - Cambia el estado y guarda
Una vez en la orden de venta, cambia el estado para continuar el proceso y guarda los cambios.
5 - Genera la factura
Desde la orden de venta, da clic en 'Venta', selecciona Factura como tipo de documento y elige el método de pago de tu cliente.
➝ La factura se generará en formato PDF y con su respectivo timbre fiscal.
6 - Agrupa varias órdenes de venta del mismo cliente
Si necesitas facturar varias órdenes de un mismo cliente en una sola factura:
1. Marca las órdenes con las casillas del lado izquierdo.
2. Da clic en el ícono superior derecho con tres cuadros y un signo de +.
3. Selecciona el tipo de documento que deseas emitir.
4. Confirma… ¡y listo!
