Una cotización es un documento donde detallas los productos o servicios que estás ofreciendo, junto con precios, tiempos de entrega y otras condiciones importantes.
Sirve para que el cliente tenga toda la información necesaria antes de tomar una decisión, y para ti es una herramienta que mejora el orden, el seguimiento y la comunicación en cada oportunidad de venta.
La importancia de las cotizaciones
- Identificación rápida: permite localizar y referenciar cotizaciones fácilmente.
- Revisión y seguimiento: ayuda a identificar cotizaciones rechazadas y a asignar razones de rechazo, lo que proporciona aprendizaje para futuras ofertas.
- Priorizar tareas: facilitan la asignación de prioridades en el trabajo, ayudando a decidir cuál cotización atender primero.
Aspectos a considerar al crear una cotización
- La claridad en el identificador de la cotización.
- Definir razones para posibles rechazos y documentarlas.
- Establecer prioridades basadas en el tipo de cliente, volumen de venta, y políticas de la empresa.
- Las cotizaciones pueden modificarse, y son documentos vivos que evolucionan conforme el cliente avanza en el proceso.
Paso a paso para generar una cotización
1 -
Dirígete a: Ventas > Cotizaciones > Nuevo.
2 - El sistema te pedirá elegir entre dos tipos de formulario
1. Simple: incluye solo los campos esenciales, ideal para generar cotizaciones rápidas.
2. Completo: ofrece los mismos campos, pero con más detalle para capturar información adicional.
3 - Llenado de campos
· Folio o identificador manual: Número único asignado manualmente para identificar la cotización.
· Estado: Indica el estado actual de la cotización para su correspondiente edición de permisos.
· Campana: Campaña de marketing o ventas vinculada a la cotización.
· Cliente: Registro del cliente al que se dirige la cotización
4 -
· Tipo: Clasificación del tipo de actividad asignado a la cotización para la asignación de reglas.
· Línea, área o unidad de negocio: División empresarial asociada a la cotización para fines estadísticos.
· Fecha de apertura y expiración de cotización: Fecha desde la que se da vigencia a la cotización y fecha límite hasta la cual la cotización es válida.
· Origen de prospección: Medio o fuente por la cual entró la requisición de la cotización al cliente.
· Referenciado por distribuidor: Referenciado por distribuidor o colaborador.
· Intereses: Detalles sobre el nivel de interés del cliente respecto a la cotización.
· Divisa: Persona encargada de gestionar la cotización.
5 - Descripción y notas adicionales
Aquí puedes registrar:
· Información adicional relevante para la cotización.
· Requerimientos específicos expresados por el cliente.
· Comentarios o puntos importantes a tener en cuenta durante la cotización.
6 - Cesta de ventas
Dentro de la cesta verás 3 pestañas:
· Todo: Listado de todos los productos, tanto de entrada y salida de este registro.
· Ventas: Listado productos que van a incluirse en la venta.
· Salidas: Listado productos que van a salir del almacén con esta venta.
7 - Buscador de la cesta
En la cesta, busca productos escribiendo al menos 3 letras en el buscador.
Aparecerá una lista con coincidencias según nombre, descripción u otros datos. Haz clic sobre el producto para agregarlo.
8 - Eligiendo producto dentro de la cesta
Si no lo encuentras en el buscador, haz clic en el ícono de tres puntos para abrir el catálogo.
Desde ahí, pulsa el botón “+” para agregar el producto deseado.
9 - Eligiendo producto desde catálogo
Una vez agregados, puedes ajustar cantidades directamente o con los íconos + / -.
Si el cliente tiene un precio especial, asegúrate de que se refleje correctamente.
➝ Puedes usar el botón “Recalcular descuentos” o modificar manualmente.
10 - Guardando cotización
Pulsa el icono de disquete si deseas guardar sin salir.
Si prefieres volver al listado general, haz clic en “Crear”.
11 - Confirmación
Al guardar, verás la cotización creada en la lista con su estado actual.
12 - Cotizaciones y estados
Si seleccionas una cotización cancelada, aún puedes convertirla en orden de venta y continuar con el seguimiento.
Sin embargo, ya no podrás editarla, cambiar su estado ni registrar pagos.
