Crear una cotización es un proceso fundamental en la operativa de cualquier empresa que busca ofrecer sus productos o servicios. Veremos cómo estructurar este documento de manera efectiva y clara, convirtiéndolo en una herramienta valiosa para gestionar mejores decisiones comerciales y optimizar la productividad.
¿Qué es una cotización y por qué es relevante?
Una cotización es un documento que detalla las condiciones bajo las cuales se ofrece un producto o servicio. Incluye precios, plazos de entrega y otros aspectos relevantes que el cliente necesitará saber antes de tomar una decisión de compra. Este proceso no es solo un formalismo, sino que también representa una oportunidad para establecer una relación de confianza con el cliente.
Entender cómo crear una cotización efectiva es crucial. Aprenderás que el identificador de cotizaciones es uno de los campos que puede generar confusión, pero que es esencial al momento de referenciar fácilmente un documento. Este identificador puede ser cualquier cosa, desde un código específico por empleado hasta una referencia más creativa como "cotización para María". Cuanto más claro, mejor.
La importancia de las cotizaciones en tu negocio
Las cotizaciones sirven para que el cliente tenga claridad sobre lo que se le está ofreciendo. Además, facilitan la toma de decisiones tanto para el cliente como para la empresa. Aquí algunos puntos clave:
- Identificación rápida: permite localizar y referenciar cotizaciones fácilmente.
- Revisión y seguimiento: ayuda a identificar cotizaciones rechazadas y a asignar razones de rechazo, lo que proporciona aprendizaje para futuras ofertas.
- Priorizar tareas: facilitan la asignación de prioridades en el trabajo, ayudando a decidir cuál cotización atender primero.
Aspectos a considerar al crear una cotización
Al momento de crear una cotización, hay varias consideraciones importantes que debes tener en cuenta:
- La claridad en el identificador de la cotización.
- Definir razones para posibles rechazos y documentarlas.
- Establecer prioridades basadas en el tipo de cliente, volumen de venta, y políticas de la empresa.
Pasos básicos para crear una cotización eficaz
A continuación, se describen algunos pasos que puedes seguir para formular una cotización clara y efectiva. Recuerda que la cotización no es un documento estático y puede requerir modificaciones. Si un producto no está en tu catálogo, acciónate a notificar a un superior para que sea agregado. Esta documentación es fundamental para la correcta gestión de tu negocio.
â
1 - Accediendo a Cotizaciones
Accedemos a ventas > Cotizaciones > Nueva cotización.
2 - Estado de la cotización
Tendremos el botón de vista simple o completa. En la simple veremos menos botones para hacer la cotización más rápida. Escribimos el identificador de la cotización (algo que reconozcamos fácilmente).
Seleccionamos el Estado:
- Borrador: Hecha y editable pero sin funcionamiento aun.
- Pendiente: Hecha y editable, pero aun no la lanzamos.
- Sin iniciar: Hecha y editable, pero sin iniciar.
- En proceso: Hecha y editable, pero sin lanzar porque seguimos editando.
- En verificación: Hecha y editable, pero necesitamos que alguien la autorice.
- Completada: Hecha, y lanzada pero ya no es editable. - Cancelada: Hecha pero ya no la requerimos. En este estado los botones cambiarán (revisar diapositiva de más abajo).
Rellenamos el resto de datos visibles (cliente, fecha de inicio y expiración- que por default serán 30 días, empleado), y los productos de la cesta de venta.
3 - Cotización vista completa
En el formulario completo veremos todas las opciones disponibles por seleccionar y rellenar. En caso de que sea una cotización sacada por alguna vía de campaña asignamos “tipo de prospección” teléfono, email, o la vía que sea.
4 - Agregando notas
Si se requiere agregar notas, descripciones, etc. podemos usar el campo de notas. Las descripciones son públicas se exportarán al emitir la cotización. Los requerimientos no se exportarán con el pdf de la cotización.
5 - Rellenando la cesta de venta
En la cesta tenemos 4 pestañas:
- Todo: Nos mostrará todos los registros del pedido, tanto los que van a facturar como los gastos generados.
- Ventas: Solo nos mostrará aquellos registros que van a cotizarse.
- Materiales y gastos: Nos mostrará solo aquellos materiales que saldrán del almacén.
- Equipo y equipamiento: Se mostrarán los costos de RH vinculados a la cotización.Es importante señalar que solo las ventas se exportarán al cliente.
6 - Explorando la cesta
El desplegable lateral nos permitirá seleccionar en que lugar se asignarán los productos que vayamos a agregar, estos pueden agregarse en:
- General: Se agregará a ventas y gasto
- Ventas: Se agregarán solo a ventas
- Materiales y gasto: se agregará a gastos
- Equipo y requerimiento: Se agregará a equipo-
7 - Buscador de la cesta
Para buscar un producto lo que haremos será buscar el producto en la casilla marcada en rojo. Al buscarlo (al escribir mínimo 3 caracteres) se desplegará una lista de sugerencias. En la lista aparecerán todos los productos que en su nombre, descripción o cualquier campo tenga lo que estamos buscando. Para agregar el producto pulsaremos en el listado correspondiente.
8 - Eligiendo producto dentro de la cesta
En caso de que no aparezca en el buscador, podemos entrar al catálogo clicando en el ícono de los 3 puntos, y nos abrirá la ventana de catálogo. Para agregar el producto pulsaremos el botón “+”
9 - Eligiendo producto desde catálogo
Una vez agregados los productos aparecerán listados y podremos cambiar la cantidad utilizando las cantidades cambiando el campo de texto y con los símbolos + y -
Si asignamos un cliente con 'precio especial', tras asignar los productos, es necesario que verifiquemos que la lista de productos está correcta para evitar errores, para ello podemos utilizar el botón “Recalcular descuentos” o modificar directamente en la lista.
10 - Guardando cotización
Cuando lo tengamos y queremos guardar sin salir de la vista, pulsaremos en el 'discket', si en cambio deseamos llegar a toda la lista de cotizaciones, daremos a 'Crear'.
11 - Confirmación
Veremos que fue creada nuestra cotización en la lista y el estado en el que está. En caso de las cotizaciones que se hayan convertido o trasladado a Orden de Compra, aparecerá con una indicación de 'trasladado'.
12 - Cotizaciones y estados
Cuando seleccionamos una cotización que está cancelada, el menú de navegación nos mostrará que aun así podemos convertir la cotización en orden de venta y darle seguimiento, pero ya no podremos cambiar su estado, ni modificarla o registrar un cobro o depósito directo.
