Si tu empresa trabaja con más de una moneda, configurar divisas correctamente es clave para llevar una buena gestión financiera.
¿Qué significa configurar divisas en tu sistema?
Configurar divisas permite habilitar y gestionar las distintas monedas con las que tu empresa opera dentro del sistema. Esto te permitirá llevar un mejor control de tus transacciones en otras monedas, ajustar automáticamente los valores con base en el tipo de cambio y generar reportes contables más precisos.
¿Por qué es importante configurar correctamente las divisas?
- Realiza transacciones internacionales sin complicaciones.
- Llevar una contabilidad clara, ya que los registros quedan en la moneda correcta.
- Reducir riesgos causados por fluctuaciones en las tasas de cambio.
- Optimizar informes financieros, reflejando la realidad económica de tu empresa.
¿Qué debes considerar antes de configurar divisas?
- Tasa de cambio: Define cómo manejar las tasas de cambio y si utilizarás tasas fijas o variables.
- Política contable: Establece una política clara sobre cómo contabilizar las transacciones en divisas.
- Asegúrate de que los sistemas de reporte puedan mostrar información precisa y relevante en diferentes monedas.
Pasos básicos para configurar divisas de forma efectiva
Una vez que has considerado los elementos anteriores, estás listo para proceder con la configuración de divisas. A continuación, te presentaré un esquema básico de los pasos a seguir que te facilitarán este proceso. No olvides que cada empresa es única, así que adapta estos pasos a tus particularidades.
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La divisa principal se define al crear tu cuenta y se vincula automáticamente al país que elegiste. Si cometiste un error al seleccionarlo, podrás modificarlo o agregar una nueva divisa. Para acceder, ve al menú lateral y entra a:
Configuraciones > Configuraciones financieras y fiscales > Divisas.
2 - Entrando a la lista de Divisas
Aquí verás una lista de divisas ya precargadas por el sistema.
3 - Modificando desde menú navegación
Si damos clic al registro previo, se abrirá el menú de navegación. Luego selecciona 'modificar', haz los cambios necesarios y guarda.
➝ Otra opción es ir a Sistema > Editar desde formulario.
4 - Entrando al formulario Divisas desde 'Nuevo'
Si la divisa que necesitas no está en la lista, haz clic en 'nuevo' para abrir un formulario.
5 - Configurando formulario
Aquí deberás completar algunos campos importantes:
• Nombre de la divisa: Es solo para uso interno, así que te recomendamos nombrarla de forma clara y reconocible.
• Símbolo de la moneda: Selecciona el símbolo correspondiente ($, €, ¥, £, etc.).
• Posición del símbolo: Define si el símbolo va antes o después del valor (ej. $123 o 123 €).
• Cantidad de decimales: Establece cuántos decimales se mostrarán en los montos.
Ejemplo:
0 para que se muestre como $123
1 para que se muestre como $123.4
2 para que se muestre como $123.45
• ISO: Elige el código ISO 4217 de la divisa (ej. USD, EUR, MXN). Si no lo conoces, puedes buscarlo en internet o en fuentes oficiales.
• Bloque de descripción: Si necesitas mostrar el nombre escrito de la divisa, llena estos campos:
Ejemplo:
Nombre en plural (ej. Dólares)
Nombre en singular (ej. Dólar)
Valor centesimal en plural (ej. Centavos)
Valor centesimal en singular (ej. Centavo)
